Vi söker en administratör till avdelningen för utveckling och samordning

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Arbetsplatsbeskrivning
Avdelningen för utveckling och samordning ska bidra till att skapa bästa möjliga förutsättningar att genomföra utbildning av hög kvalitet för barn och elever.

Avdelningen består av IKT-enheten, FoU-enheten, uppföljningsenheten och förvaltningens programkontor. IKT-enheten stöder verksamhetsavdelningarna i att utveckla det pedagogiska arbetet med hjälp av digitalisering för att förbättra elevernas lärande och resultat. FoU-enhetens övergripande uppdrag är att verka för att verksamheterna i förskola och skola utvecklas utifrån forskning och beprövad erfarenhet samt att ett vetenskapligt förhållningssätt främjas. Uppföljningsenheten arbetar bland annat med att utvärdera och analysera utbildningsresultat och skolkvalitet samt fattar beslut om mottagande i grundsärskola och gymnasiesärskola och om tilldelning av tilläggsbelopp/verksamhetsstöd. Programkontorets uppgift är att skapa överblick och koordinera utvecklingsprojekt och utvecklingsinitiativ.

Vi söker nu en administratör som vill bli en av oss.
Arbetsuppgifter
Du kommer vara en av totalt tre administratörer på avdelningen för utveckling och samordning. Rent formellt tillhör du avdelningens stab och du kommer framförallt att arbeta nära den administratör som har huvudansvaret för avdelningens ekonomi- och personaladministration. I uppdraget ingår också att ge administrativt stöd åt utbildningsförvaltningens kommunikationsenhet.

Som administratör kommer du ha många olika arbetsuppgifter och ansvarsområden. Avdelningen och kommunikationsenheten arbetar med många olika typer av konferenser, seminarier och event. Du kommer att ansvara för kurs- och konferensbokningar och vara ett administrativt stöd inför, under och efter konferenser m.m. Du har även huvudansvar för beställningar i Agressos inköpsportal, bokningar av hotell och resor samt för administration i samband med besök.

Andra vanligt förekommande arbetsuppgifter är att samordna introduktionen av nyanställda, sköta administrationen i samband med rekrytering, ge stöd i avdelningens ärendehantering och vara avdelningens arkivansvariga. l arbetet ingår även att vara behjälplig vid möten med att ta minnesanteckningar, boka lokal och föreläsare. Du kommer också att i viss utsträckning hantera distribution och register. 

Därutöver kommer du att arbeta med ekonomi- och personaladministration såsom fakturahantering och lönefrågor.

I arbetet kan även andra uppgifter komma att ingå.
Kvalifikationer
För att söka tjänsten vill vi att du har:

- En adekvat utbildning som vi finner lämplig för tjänsten, som lägst fullgjord gymnasieutbildning
- Flerårig och aktuell erfarenhet av ekonomi och personaladministration
- God datorvana och erfarenhet av att arbeta i administrativa system

Eftersom det i den här rollen ingår mycket skriftlig dokumentation och muntlig kommunikation är det också viktigt att du uttrycker dig väl i både tal och skrift på både svenska och engelska.

Meriterande för tjänsten är om du har:

- Arbetat med administrativa uppgifter inom offentlig verksamhet
- Erfarenhet av systemet Agresso
- Arbetat med kurs- och konferensbokningar

Som person är du van att ta initiativ och du tar ansvar för att driva dina processer framåt samtidigt som du har ett gott samarbete med andra. Det är viktigt att du är strukturerad och noggrann då arbetet består av många olika uppgifter där det krävs god ordning. Det är också viktigt att du gillar att ge service och att du är prestigelös när det blir ändrade omständigheter.

För att trivas i din roll behöver du tycka att det är roligt att arbeta med administrativa uppgifter, siffror och service.

Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet.
Välkommen med din ansökan.
Övrigt
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.

Stockholms stad arbetar med kompetenbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.