Vi söker en administratör till Kungsholmen!

För vår kunds räkning söker vi på Uniflex en erfaren administratör för arbete på Kungsholmen! Är du noggrann, kommunikativ och administrativt lagd? Tveka inte på att söka tjänsten!



Om tjänsten
Tjänsten är ett vikariat med start 1/9 2024 som pågår till årsskiftet, med chans till förlängning efter det!
Läge: Kungsholmen
Start: 1/9 2024
Arbetstider inom kontorstider

Dina arbetsuppgifter i huvudsak
Ansvarsområden
? Ansvarig för upprättande och uppdatering av administrativa rutiner på avdelningen/Unit
? Ansvarig för att tillsammans med Unit, Avdelningschef och Sektionschef genomföra budgetarbete och månatlig uppföljning
? Ansvarig för fakturahantering
? Ansvarig för avdelningens register/databas för instruktioner/befattningsbeskrivningar/utbildningskort/organogram
? Ansvarig för information och uppdatering av avdelningens sida
? Ansvarig för avdelningens personaladministration
? Ansvara för resebeställningar/arrangemang inom avdelningen

Arbetsuppgifter
Kontakt mot Ekonomi:
? Budgetarbete, uppföljning, månadsvisa möten, analyser och avvikelserapporter.
? Inrapporteringar i SAP avseende budget

Kontakt mot HR:
? Trendning av närvaro/frånvaro, personalkostnader, utarbetande av statistik, rapporter och analyser
? Administrera avdelningens personalbeställningar, rekryteringsärenden, kontrakt/avtal

Utbildningskort:
? Uppdateringar i persona HR
? Administrera utbildningskort och arkivering

Befattningsbeskrivningar:
? Administrera avdelningens befattningsbeskrivningar gällande uppdatering/arkivering/signering

Organisationsschema
? Uppdateringar av organisationsscheman och personallistor

Instruktionshantering
? Uppdatering av instruktionsdatabas
? Arkivering/uppföljning av dokumentation

Skyddsdokumentation
? Deltaga, vid behov, i skyddsronder/skyddsmöten
? Skriva skyddsrapporter samt uppföljning
? Uppdatering av handlingsplan/riskanalyser
? Administrera händelserapporter

Arbetstidsrapportering
? Kontroll och förberedande arbete inför attest av arbetstidsrapporter

Administration
? Protokoll och rapportskrivning
? Upprätta bilder och grafer. Utarbeta och redigera diverse dokument
? Boka konferenser och övriga möten


Vem är du?
För tjänsten krävs att du kan kommunicera obehindrat på både svenska och engelska, att du är datakunnig och van att arbeta i olika system samt att du är flexibel och administrativ.


Eventuella namngivna referenter bör ha kännedom om att de finns i dina ansökningshandlingar.

Uniflex är ett auktoriserat bemanningsföretag som arbetar med uthyrning och rekrytering. Uniflex finns i Sverige, Norge och Finland. I Sverige är vi drygt 3 000 anställda och finns på ett 40 tal orter. Vi är medlemmar i Almega Kompetensföretagen samt Byggföretagen och har kollektivavtal med LO, Byggnads, Unionen och Akademikerförbunden. Uniflex är kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöcertifierade enligt ISO 9001, ISO 14001 samt ISO 45001.

På Uniflex ser vi våra medarbetare som vår viktigaste tillgång och därför erbjuder vi följande:

• Kollektivavtal
• Tjänstepension
• Friskvårdsbidrag och andra personalförmåner
• Försäkringar
• Marknadsmässig lön
• Karriär och utveckling

Vi söker ständigt efter nya kollegor som arbetar i enighet med våra värderingar passion & execution.