Vi söker en administratör till receptionen på Pilgatan 7

Ref: 20230363

Arbetsuppgifter
Är du vår nya kollega? Vi på enheten för fysisk miljö på Malmö stads gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltning söker nu en administratör som kommer att arbeta i receptionen i våra helt nya lokaler på Pilgatan 7. Detta är ett uppdrag för dig som trivs med varierande arbetsuppgifter i en roll där du möter mycket människor. 

Du blir vårt ansikte utåt och den första personen som möter medborgare som besöker SFI-anmälan, Vuxvägledning Malmö och Skolstart Malmö. Ett viktigt uppdrag där du ansvarar för att skapa en välkomnande atmosfär och ett professionellt mottagande av besökare. Ditt huvudsakliga uppdrag är att sköta det dagliga receptionsarbetet med arbetsuppgifter som att ta emot och vägleda besökare på ett serviceinriktat sätt, besvara telefonsamtal och mejl. Du hjälper medarbetare i huset med frågor om kontorsmaterial, leverans- och posthantering, enklare IT frågor, fakturor och passertaggar med mera.  

Exempel på områden som du kommer att arbeta med är:


• Administrativt arbete, huvudsakligen för Vuxvägledning Malmö, SFI-anmälan och Skolstart Malmö men även för övriga verksamheter på Pilgatan 7
• Utifrån behov guida besökare till rätt verksamhet på Pilgatan 7 eller till annan verksamhet inom Malmö stad
• Informera besökare om den service vi erbjuder och vara behjälplig med tidsbokning till våra olika verksamheter
• Stötta besökare att nyttja verksamheternas självserviceverktyg 
• Säkerställa att lokalerna är i trevligt skick

Kvalifikationer
Vi söker dig är mån om att ge ett gott bemötande till besökare - du är professionell, lyhörd och har ett stort servicefokus. I den här rollen är en god kommunikativ förmåga mycket viktigt och att du kan anpassa dig efter olika personer och situationer. Du har en förmåga att se saker som behöver göras, hittar självständigt lösningar på problem samt planerar, organiserar och följer upp arbetet. Du har lätt för att samarbeta med andra och bidrar till en positiv arbetsmiljö. 

För den här tjänsten krävs:


• En fullgjord gymnasieutbildning 
• Tidigare erfarenhet av liknande arbete 
• Mycket god digital kompetens och en förmåga att snabbt sätta sig in i nya IT-system
• God kunskap i Office-paketet

Följande arbetslivserfarenhet är meriterande: 


• Arbete i reception
• Administrativt arbete 
• Kundservice 
• Arbete med liknande arbetsuppgifter inom offentlig förvaltning

Tjänsten förutsätter god kunskap i svenska i tal och skrift. God kunskap i engelska i tal och skrift är meriterande. Om du har kunskaper i fler språk är det en fördel då många av våra besökare har en annan språkbakgrund än svenska. 

Om arbetsplatsen
På Pilgatan 7 samlas förvaltningens centrala stödfunktioner som arbetar med kommunikation, medborgarkontakt, antagning, ekonomi, HR, kvalitet- och utveckling, nämnd, samt elevhälsa. Den här tjänsten tillhör enheten för fysisk miljö som är en del av ekonomiavdelningen. På Pilgatan 7 finns även SFI-anmälan, Vuxvägledning Malmö och Skolstart Malmö.

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Tidsbegränsad anställning, 6 månader med möjlighet till förlängning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.