Vi söker en administratör till statlig myndighet

Om tjänsten
Är du en god kommunikatör och har aktuell erfarenhet av att arbeta i en administrativ roll? Har du en god känsla för service och tycker om att arbeta tillsammans med andra? Då är detta en spännande utmaning för dig! Vi söker nu en projektadministratör till en av våra statliga myndigheter i Stockholm.

• Omfattning: 75–100%, anpassat efter dina önskemål.
• Start: 2024 02 05
• Längd: 12 månader, med god möjlighet till förlängning.
Du blir anställd av oss på Poolia men kommer att vara uthyrd till myndigheten. Arbetet kan förläggas med viss flexibilitet över en hel vecka, men du ska finnas tillgänglig vardagar kl. 09:00-15:00 för möten och övrig kontakt från projektmedarbetarna. Arbetsplatsen är hybrid men arbetsmöten kommer att hållas i myndighetens lokaler i Stockholm. Enstaka tjänsteresor inom Sverige kan förekomma i tjänsten.


Dina arbetsuppgifter i huvudsak
Tjänsten omfattar följande uppgifter av administrativ karaktär:
• Hantering av projektets funktionsbrevlåda i MS Outlook, främst avseende inkomna mejl och möten i projektkalendern.
• Diarieföring av inkomna och upprättade handlingar i myndighetens diariesystem Platina.
• Stöd till projektmedarbetarna vid utgående mejl/brev/m.m. avseende utformning och diarieföring.
• Medverka vid sammanställning och distribution av myndighetens granskningskommentarer till leverantörerna.
• Vara projektets kontaktperson mot leverantörerna avseende dokumentleveranser.
• Administrativt arbete på projektwebbplatsen myndighetenss SharePoint-miljö:
• Uppladdning av inkomna dokument inkl. tillhörande metadata.
• Skapa uppgifter för styrning och uppföljning av projektmedarbetarnas arbete.
• Registervård av kontaktlista och kalendern. Allmän registervård i syfte att ha struktur samt ordning och reda.
• Delta (oftast via Skype eller Teams) vid veckovisarespektive månatliga uppföljningsmöten med leverantörerna.

Vem är du?
För att vara aktuell för rollen behöver du som söker ha:
• Gymnasieutbildning eller likvärdig utbildning
• Goda kunskaper i MS Office (Outlook, Word, Excel och PowerPoint).
• Goda kunskaper i dokumenthantering på en digital plattform, t.ex. MS SharePoint.
• Minst ett års erfarenhet från liknande arbete, i arbetslivet eller annan verksamhet, vilket ska styrkas av minst en referens.
• God förmåga att kommunicera obehindrat på svenska med andra personer och myndigheter/företag, såväl i tal som skrift.
• God förmåga att i skrift använda ett professionellt, enkelt och begripligt språk.
• Kunna läsa och förstå engelska.
• Kunna hantera stora mängder dokument, och skapa ordning och reda/struktur från tillhörande metadata.
• Ha viljan och förmågan att samarbeta i en arbetsgrupp på ca 15–20 personer internt, där medarbetarna har sina arbetsplatser på olika orter, samt delar av tiden arbetar hemifrån.
För att trivas och vara framgångsrik i rollen är det viktigt att du besitter en stark organisationsförmåga och har förmågan att effektivt prioritera dina uppgifter. Du har förmågan att själv ta reda på vad som behöver göras och tar egna initiativ. Du arbetar gärna tillsammans med kollegor över ansvarsgränser och är duktig på att knyta kontakter.

Stämmer detta in på dig? Välkommen med din ansökan genom att registrera ditt CV. Urvalsprocessen sker löpande och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdag.

Om verksamheten
Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.