Vi söker en administratör/arkivarie

Bostadsbolaget är Göteborgs första allmännyttiga bostadsföretag. Vi bildades 1945 för att ta krafttag mot bostadsbristen och höja standarden på bostäderna. Mycket har hänt sedan dess men uppgiften är densamma. Vi har över 24 000 hyresrätter fördelade över Göteborgs alla stadsdelar. Som ett av Sveriges största bostadsföretag är vi en viktig del av samhälls- och stadsutvecklingen.
Bostadsbolagets verksamhet präglas av hållbarhet, socialt ansvarstagande och ett stort kundfokus. Vi arbetar aktivt med våra värderingar och vill att våra medarbetare ska tycka det är roligt att gå till jobbet. Vi tror också att det går alldeles utmärkt att förena arbetsliv och privatliv. Med det menar vi att vi vill att du ska må bra både hemma och på jobbet. Vi erbjuder därför bra friskvårdsförmåner, flexibla arbetstider, kostförmån och bra reseförmåner.

Varje dag arbetar våra cirka 340 medarbetare för att leverera goda hem och service i toppklass till våra hyresgäster. Bostadsbolaget är en del av Framtidenkoncernen som ingår i Göteborgs Stad. Det innebär att vi arbetar för en hållbar stad, öppen för världen.

ARBETSUPPGIFTER
Som administratör/arkivarie på vår ekonomiavdelning är du ekonomichefens högra hand och har huvudansvaret för Bostadsbolagets diarium. Som administratör utför du administrativa uppgifter som att föra protokoll på möten, kalenderbokning, resebokningar, planering och koordinering av interna event. I dina arbetsuppgifter ingår också att bevara och tillgängliggöra material, besvara förfrågningar från såväl interna som externa parter om t ex allmänna handlingar och att göra eventuella sekretessbedömningar.

Som huvudansvarig för Bostadsbolagets diarium är dina arbetsuppgifter att:

• Regelbundet registrera inkommande, utgående och upprättade handlingar i bolagets diariehanteringssystem (DÄH).
• Fastställa att rutiner finns för vilka handlingar som ska registreras.
• Du ska kunna söka och ta fram efterfrågade handlingar i systemet.
• Vid extern begäran ha kunskap om hur man tar ut ärendeloggar.
• Delta i möten med övriga DÄH-ansvariga i Framtiden-koncernen.
• Kunna svara på medarbetares frågor om diariehanteringssystemet.

I din roll deltar du också i interna och externa nätverk och arbetsgrupper. Du kommer bland annat att vara Bostadsbolagets representant i Göteborgs Stads arbete med att ta fram ett nytt diariehanteringssystem. Du kommer också att delta i det koncerngemensamma arbetet med att ta fram gallringsplaner, arkivförteckningar, dokumenthanteringsplaner etcetera.

Du kommer att arbeta med att säkerställa att Bostadsbolaget följer de lagkrav som finns kring vad som måste bevaras, vad som kan gallras samt hur handlingar ska förvaras. Vara bolagets kontaktperson för information och beslut som kommer från Regionarkivet i Göteborg. Som en viktig del av detta arbete vill vi att du genom olika utbildningsinsatser ökar medvetenheten hos våra medarbetare av vikten att ha god ordning på våra handlingar. Du kommer att utarbeta interna riktlinjer avseende arkiv- och dokumenthantering och utveckla och effektivisera arkiv- och dokumenthanteringen inom Bostadsbolaget.

Du arbetar även tillsammans med Bostadsbolagets GDPR-ansvarig för att säkerställa att Bostadsbolaget hanterar bearbetade personuppgifter på ett korrekt sätt.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har högskoleutbildning inom arkiv- och informationsvetenskap eller annan relevant erfarenhet som bedöms likvärdig. Vi ser gärna att du har några års erfarenhet som arkivarie inom offentlig verksamhet och att du har jobbat med diarieföring och digital dokumenthantering.

Som person har du intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och ett prestigelöst och lösningsfokuserat förhållningssätt. Du är också duktig på att skapa struktur i ditt arbete. Du är drivande i ditt arbetssätt och van att arbeta självständigt.