Vi söker en kanslisekreterare!

Ref: 20211482

Arbetsuppgifter
På kanslienheten arbetar vi, efter devisen att vi ska göra det enklare att vara chef och medarbe­tare på fastighets- och gatukontoret, med att ge stöd till förvaltningens övriga verksamheter.

Vi söker nu en kanslisekreterare som ska stötta i, hantera och ha ansvar för ett flertal olika administrativa och utredande arbetsuppgifter inom den egna enheten och avdelningen men även gentemot förvaltningens andra avdelningar, övriga förvaltningar inom Malmö stad samt andra externa parter.

En av huvuduppgifterna i rollen är att vara ett stöd och backup till nämndsekreteraren och i samarbete med denne samordna arbetet med dokument- och ärendehanteringen i Platina avseende tekniska nämnden samt arbets- och trafikutskottet. Utöver detta blir du även ett stöd i genomförandet av interna utbildningar för övriga medarbetare inom förvaltningen avseende nämndprocessen i Platina.

I rollen som kanslisekreterare kommer du även vara ett stöd och backup till både registrator och dataskyddssamordnare som ansvarar för utlämnande av allmän handling och registerutdrag inom förvaltningen. Du kommer även att ansvara för en mängd olika administrativa processer, exempelvis hanteringen av förvaltningens ärenden om ersättningskrav för sak- och/eller personskada. Det blir även din uppgift att arbeta med drift och utveckling av tillgängliggörandet av förvaltningens rutiner, riktlinjer och andra styrdokument i förvaltningens rutinbank.

Arbetet innebär mycket samarbete med övriga medarbetare inom enheten så väl som många kontakter och samarbeten inom olika nätverk och projekt.

På enheten arbetar arkivarie, registratorer, nämndsekreterare, dataskydds- och informationssäkerhetssamordnare, stadsjurister m.fl. och dessa kommer att bli dina närmaste arbetskamrater. Vi är ett engagerat, positivt och utvecklande gäng som samverkar och stöttar varandra i det dagliga arbetet. Vårt arbetssätt kännetecknas av ett nära samarbete och en god teamkänsla.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleutbildning inom ett område som arbetsgivaren bedömer relevant för tjänsten, exempelvis inom statsvetenskap eller juridik.

Du har flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete inom offentlig förvaltning där du har arbetat med utlämnande av allmän handling, ärendehantering och andra sekreteraruppgifter kopplat till en kommunal nämnd eller motsvarande.

Du har mycket goda kunskaper i Officepaketet och har erfarenhet av att arbeta med dokument- och ärendehanteringssystem, t.ex. Platina. Har du arbetat med digitaliseringsarbete inom området för tjänsten är detta meriterande.

För att vara aktuell för tjänsten behöver du även ha kunskaper om det regelverk och de proces­ser som finns inom offentlig förvaltning, med tyngdpunkt på förvaltningslagen, kommunalla­gen, offentlighets- och sekretesslagen samt tryckfrihetsförordningen.

Då tjänsten har många interna och externa kontakter är det viktigt att du har god samarbetsförmåga, känsla för att ge service och ett bra bemötande på olika nivåer. Du har goda kunskaper i svenska och lätt för att uttrycka dig på svenska i såväl tal som skrift. Arbetet kräver att du kan ta dig an dina uppgifter självständigt och att du har en mycket god förmåga att ta egna initiativ och hantera parallella arbets­uppgifter.

För att lyckas i tjänsten behöver du även kunna skapa förtroendefulla relationer och nätverk med bibehållen integritet och servicekänsla.  Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Varmt välkommen med din ansökan!

Om arbetsplatsen
I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

På uppdrag av tekniska nämnden äger, utvecklar och förvaltar fastighets- och gatukontoret stadens mark. Genom en effektiv och modern organisation möjliggör vi ett gott stadsliv för Malmöborna och stadens näringsliv. Vi bygger en stad.

Våra värderingar bygger på människors lika värde och vi tycker att det är viktigt med en balans mellan arbete och fritid. Hos oss får du en spännande och dynamisk arbetsplats med trygghet genom kollektivavtal samt förmåner som friskvårdbidrag, flexibel arbetstid, möjlighet till semesterväxling m.m. 

Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast enligt överenskommelse

Övrigt
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss kontakt med media-säljare, rekryteringssajter och liknande.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta nedan nämnda kontaktpersoner.