Vi söker en kanslisekreterare till Fastighets- och gatukontoret

Ref: 20221585

Arbetsuppgifter
På kanslienheten arbetar vi, efter devisen att vi ska göra det enklare att vara chef och medarbe­tare på fastighets- och gatukontoret, med att ge stöd till förvaltningens övriga verksamheter.

På enheten arbetar arkivarie, registratorer, nämndsekreterare, dataskydds- och informationssä­kerhetssamordnare, stadsjurister m.fl. och dessa kommer att bli dina närmaste arbetskamrater. Vi är ett engagerat, positivt och utvecklande gäng som samverkar och stöttar varandra i det dag­liga arbetet. Vårt arbetssätt kännetecknas av ett nära samarbete och en god teamkänsla.

Vi söker nu en kanslisekreterare som ska stötta i, hantera och ha ansvar för ett flertal olika admi­nistrativa och utredande arbetsuppgifter inom den egna enheten och avdelningen men även gentemot förvaltningens andra avdelningar.

Huvuduppgiften i rollen som kanslisekreterare är att vara ett stöd och backup till nämndsekrete­raren och i samarbete med denne samordna arbetet med dokument- och ärendehanteringen i Pla­tina avseende tekniska nämnden, arbets- och trafikutskottet, inkluderande genomförandet av in­terna utbildningar för övriga medarbetare inom förvaltningen avseende nämndprocessen i Pla­tina samt ansvara för revidering/uppdatering av förvaltningens ärendehandbok avseende ären­den till tekniska nämnden.

I rollen som kanslisekreteraren kommer även att ingå att:


• Ansvara för såväl drift, tillgängliggörande som utveckling av förvaltningens rutiner, riktlinjer och andra styrdokument i förvaltningens styrdokumentsbank.
• Tillsammans med enhetens registratorer och stadsjurister ansvara för utlämnande av allmän handling inom förvaltningen. 
• Tillsammans med enhetens registratorer ansvara för administration och hantering av förvaltningens ärenden om ersättningskrav för sak- och/eller personskada. 
• Samarbeta med enhetens dataskydds- och informationssäkerhetssamordnare i arbetet med dataskydd- och informationssäkerhet, personuppgiftsbehandling samt vara back-up i hante­ringen av begäran om registerutdrag. 

Arbetet innebär mycket samarbete med övriga medarbetare inom enheten, avdelningen och förvaltningen såväl som många kontakter och samarbeten inom olika nätverk och projekt.

 

Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleutbildning inom ett område som arbetsgivaren bedömer som relevant för tjänsten. 

Du har några års aktuell erfarenhet av administrativt arbete inom ärendehantering från offentlig förvaltning. Har du arbetat med utlämnande av allmän handling ses det som meriterande. Du har mycket goda IT-kunskaper inom officeprogrammen och har erfarenhet av att arbeta med dokument- och ärendehanteringssystem, t.ex. Platina och/eller W3D3. Har du arbetat med utvecklingsprojeket inom digitalisering inom området för tjänsten är även det meriterande. Du har goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift.

För att vara aktuell för tjänsten behöver du även ha kunskaper om det regelverk och de proces­ser som finns inom offentlig förvaltning, med tyngdpunkt på förvaltningslagen, kommunalla­gen, offentlighets- och sekretesslagen samt tryckfrihetsförordningen.

Då tjänsten har många interna och externa kontakter är det viktigt att du har god samarbetsförmåga, känsla för att ge service och ett bra bemötande på olika nivåer.  Arbetet kräver att du kan ta dig an dina uppgifter självständigt och att du har en mycket god förmåga att ta egna initiativ och hantera parallella arbets­uppgifter. För att lyckas i tjänsten behöver du även kunna skapa förtroendefulla relationer och nätverk med bibehållen integritet och servicekänsla. Det är viktigt med en god pedagogisk förmåga och en mycket god förmåga att samarbeta med olika typer av människor såväl internt som externt. 

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Varmt välkommen med din ansökan!

Om arbetsplatsen
I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

På uppdrag av tekniska nämnden äger, utvecklar och förvaltar fastighets- och gatukontoret stadens mark. Genom en effektiv och modern organisation möjliggör vi ett gott stadsliv för Malmöborna och stadens näringsliv. Vi bygger en stad.

Våra värderingar bygger på människors lika värde och vi tycker att det är viktigt med en balans mellan arbete och fritid. Hos oss får du en spännande och dynamisk arbetsplats med trygghet genom kollektivavtal samt förmåner som friskvårdbidrag, flexibel arbetstid, möjlighet till semesterväxling m.m. 

Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast möjligt eller enligt överenskommelse

Övrigt
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss kontakt med media-säljare, rekryteringssajter och liknande.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta nedan nämnda kontaktpersoner.