Vi söker en kontorskoordinator till statlig verksamhet!

Är du en serviceinriktad person med erfarenhet av internservice och administration? Trivs du i en internationell arbetsmiljö med varierande arbetsuppgifter och många kontaktytor? Då kan det här vara uppdraget för dig!

Poolia söker nu en konsult för ett uppdrag som Kontorskoordinator hos vår kund – en statlig verksamhet i centrala Stockholm. Tjänsten är på heltid (100%) och sträcker sig initialt över 6 månader, med möjlighet till förlängning. Du blir en del av ett administrativt team på tio personer, där samarbete och hög service står i fokus.

Om tjänsten
Som kontorskoordinator arbetar du med att säkerställa att kontoret fungerar smidigt och effektivt. Arbetsuppgifterna är varierande och inkluderar både administrativt arbete och praktiska insatser inom kontorsservice. Du kommer att ha en central roll i att samordna aktiviteter och vara en viktig kontaktperson gentemot leverantörer, medarbetare och besökare.


Dina arbetsuppgifter i huvudsak
• Hålla kontorets allmänna ytor i ordning och ha kontakt med leverantörer (städ, tekniker, m.fl.).
• Koordinera resebokningar och vara kontaktperson gentemot vår resebyrå (Amex).
• Stötta vid interna och externa möten samt evenemang.
• Ansvara för posthantering och inköp av kontorsmaterial.
• Vara kontaktperson för larmhantering, öppettider och koder.
• Hantera felanmälningar till Akademiska Hus och Stockholms Universitet.
• Organisera måltider och fika vid möten och konferenser, inklusive beställningar från cateringföretag.

Vem är du?
Vi söker dig som uppfyller nedan beskrivna krav:

• Tidigare erfarenhet av arbete i reception eller liknande administrativ roll.
• Flytande svenska och engelska i tal och skrift.
• Mycket god kunskap i MS Office-paketet.
Det är även meriterande om du tidigare arbetat på myndighet eller i annan statlig verksamhet.

För att trivas i rollen ser vi att du är:

• Ansvarstagande: Du tar ägandeskap för dina uppgifter och ser till att de blir genomförda på bästa sätt.
• Initiativtagande: Du driver arbetet framåt och tar initiativ till förbättringar.
• Serviceinriktad och socialt kompetent: Du har lätt för att skapa goda relationer med både medarbetare och gäster i en internationell miljö.
• Organiserad och flexibel: Du hanterar många olika arbetsuppgifter parallellt och har förmågan att prioritera.
Stämmer detta in på dig? Varmt välkommen att skicka in din ansökan redan idag! Vi behandlar ansökningar löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Om verksamheten
Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.