Vi söker en samordnare till vår förvaltningsservice

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Arbetsplatsbeskrivning
Utbildningsförvaltningen är Stockholms stads största förvaltning.

Utbildningsförvaltningen verkställer utbildningsnämndens beslut gällande kommunal förskoleklass, grundskola, särskola, gymnasieskola, samt skolbarnsomsorg. Ansvaret omfattar också skolhälsovård, elevvård, modersmålsundervisning samt insatser och tjänster för elever i behov av särskilt stöd.

Enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice är en stödfunktion till förvaltningen och skolorna. Förvaltningsservice består av tre personer och har en konsultativ roll samt är en effektiv och tydlig stöd- och servicefunktion till centrala administrationens enheter. Gruppen strävar efter att utveckla alltmer effektiva arbetssätt och ge kunderna professionellt bemötande.

Arbetsbeskrivning
I rollen som samordnare ansvarar du för det dagliga underhållet i de lokaler där utbildningsförvaltningens centrala administration har sin verksamhet. Du är kontaktperson gentemot vaktmästeri och reception samt har ett dagligt samarbete med och arbetsleder en vaktmästare. Du har även ett nära samarbete med fastighetskontoret, vår lokalenhet och med verksamheterna inom central förvaltning.

Du ansvarar även för beställningar av hantverkare, flytthjälp, möbler, inventarier, teknikutrustning till kontorsarbetsplatser, sammanträdesrum, pentryn och gemensamma lokaler. Du ger viss teknisk service och support i gemensamma utrymmen, t.ex. datorer, skärmar och projektorer i sammanträdesrum.

Du deltar i enklare upphandlingar och sköter uppföljning av avtal, t.ex. för vaktmästeri och reception, larm, kaffemaskiner, posthantering och enhetens bil. I dina arbetsuppgifter ingår även eget budgetansvar, uppföljning och fakturor. Du deltar i förebyggande brandskyddsarbete och skyddsronder, hantera nycklar/passerbrickor och P-tillstånd. Du ansvarar för felanmälan och annan kontakt med fastighetsägaren. I rollen förekommer vissa tunga lyft.

Kvalifikationer
Vi ser att du har:

- Avslutad gymnasieutbildning
- Erfarenhet av att ha arbetat i liknande roll som innefattat hantering av eget budgetansvar, uppföljning och fakturor samt hantering av tekniskutrustning såsom skrivare, datorer och projektorer.
- God datorvana
- Goda kunskaper i svenska i tal och skrift
- B-körkort

Vi ser gärna att du har:

- Erfarenhet av enklare upphandlingar
- Erfarenhet av beställningar
- Erfarenhet av avtalshantering

Vi kommer lägga stort vikt vid följande kompetenser:
Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Har intresse och vilja att hjälpa andra samt anstränger dig för att leverera lösningar. Du tar ansvar för din uppgift, strukturer själv ditt angreppssätt och driver dina processer vidare. Du tar initiativ, sätter igång aktiviteter och uppnår resultat. Du arbetar bra med andra människor, lyssnar och kommunicerar på ett konstruktivt sätt. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter. Kan snabbt ändra ditt synsätt, förhållningssätt och ser möjligheterna i förändringar.

Välkommen med din ansökan!

Övrigt
Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare:
http://www.stockholm.se/Arbete/Att-arbeta-i-Stockholms-stad/
https://www.linkedin.com/company/stockholms-stad

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.