Vi söker flera enhetsadministratörer

Vill du vara med och bidra till internationell fred, säkerhet och utveckling? Vill du ha ett meningsfullt och utvecklande arbete där du gör skillnad? Då kan du vara vår nya kollega på FBA.

Nu satsar vi på vår verksamhetsnära administration och tillsätter en ny roll på våra enheter i kärnverksamheten. Vi söker därmed flera (3-6) enhetsadministratörer. I din ansökan kommer du få uppge om det är någon enhet du är mer intresserad av, här kan du läsa mer om enheternas arbete.

Dina arbetsuppgifter
Rollen som enhetsadministratör har två ben; den verksamhetsnära administrationen (t.ex. stödja i genomförande av utbildningar samt administrera upphandlingar och anställning av resurspersoner) och enhetsadministrationen/stöd till enhetsledningen (t.ex. planera och protokollföra möten, administrativt stöd vid inköp, bokningar, externa besök). Gemensamt för båda dessa områden är att du ger stöd och service till individer och grupper. Du bidrar med ordning och struktur och samordnar så att allt finns på rätt plats vid rätt tidpunkt. Rollen pendlar från ett arbete i bakgrunden till att ha kontakter utåt, både genom fysiska och digitala möten. Du stödjer det praktiska genomförandet av utbildningar, konferenser och andra verksamhetsaktiviteter (fysiskt och digitalt). Exempel på uppgifter är att sammanställa material, administration kring upphandling, inköp/beställningar och fakturor, kontraktsadministration, samt mötes-, konferens- och resebokningar. Inom ramen för dina tilldelade arbetsuppgifter förväntas du utveckla och uppdatera administrativa rutiner när behov finns. Du utgör också en aktiv del i ett nätverk av enhetsadministratörer genom vilket ledning- och verksamhetsstödet implementerar och följer upp nya/justerade processer och rutiner i kärnverksamheten. Inom detta nätverk förväntas du, genom ditt verksamhetsnära perspektiv, bidra till utveckling och förädling av administrativa processer och rutiner som drivs och ägs av stödet.

Specifikt för rollen inom enheten för fredsinsatser - du kommer att stödja i arbetet med rekrytering och utstationering av personal till internationella fredsinsatser exempelvis genom arbete med annonsering, rekrytering/nominering och kontraktshantering.

Din profil
Kvalifikationer


• Akademisk examen relevant för tjänsten, eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer som likvärdigt
• Erfarenhet av generellt administrativt arbete
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift
• Goda kunskaper i och ett stort intresse för arbete med digitala verktyg

Meriterande


• Erfarenhet av administrativt arbete på myndighet, inkl. goda kunskaper om de krav som ställs på myndigheter, t.ex. vad gäller offentlighetsprincipen och regler om offentlig upphandling
• Erfarenhet av utbildningsadministration
• Kunskap om/erfarenhet av arbete med något av FBA:s verksamhetsområden
• Internationell erfarenhet av relevans för rollen, t.ex. arbete i/med internationella organisationer eller arbete inom internationellt utvecklingsarbete med konflikt- och postkonfliktmiljöer
• Ytterligare språkkunskaper såsom franska, arabiska, spanska eller annat språk av relevans för FBA:s samarbetsländer

I rollen som enhetsadministratör är du en nyckelperson. Ditt arbetssätt präglas av hög grad av professionalism, struktur och service. Du har en förmåga att ta initiativ och arbeta uppsökande i din service genom att vara lyhörd för andras behov. Du planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete så att det blir tidseffektivt och kvalitativt. En god grundläggande IT-kompetens är relevant, men ännu viktigare är att du har ett intresse för att bidra till användandet och utvecklingen av digitala lösningar inom ramen för t.ex. utbildningar där du kommer agera som ”producent”. Rollen som enhetsadministratör kräver ett regelbundet resande till länder där väpnad konflikt pågår. Det innebär att kraven på flexibilitet, gott omdöme och god samarbetsförmåga är särskilt höga.

FBA strävar efter en personalsammansättning som speglar samhällets mångfald. Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper som, tillsammans med tidigare erfarenheter, ska kunna vidimeras vid referenstagning.

Vi erbjuder ett meningsfullt arbete där du kan känna delaktighet och ansvar. På FBA är du som medarbetare vår viktigaste tillgång. Här kan du läsa mer om hur det är att arbeta på FBA och vilka karriärmöjligheter du har hos oss.

Du kommer att anställas som tjänsteperson i rollen som administratör. Tjänsterna är tillsvidare med start enligt överenskommelse, företrädesvis i januari. Placeringsort är:


• Stockholm eller Sandö för enheterna för konfliktförebyggande respektive internationellt utvecklingssamarbete och metod
• Stockholm för enheterna för fredsinsatser respektive statsbyggande

I arbetet ingår vissa resor, även utrikes till högriskområden. Tjänsterna är säkerhetsklassade, registerkontroll kommer att göras enligt bestämmelser i säkerhetsskyddslagen.

 

Ansök senast 2020-12-06

Vi undanber oss erbjudanden om annonserings - och rekryteringshjälp.

Rollernas innehåll:


• Enheten för fredsinsatser, Helena Vazquez Sohlström 070 185 13 10
• Enheten för konfliktförebyggande, Markus Derblom 073 024 71 51
• Enheten för statsbyggande, Johanna Gårdmark 076 136 22 78
• Enheten för internationellt utvecklingssamarbete och metodutveckling, Magdalena Tham Lindell 073 079 68 35

Allmänna och praktiska frågor: Karolin Lindberg, 070 574 60 16

Facklig representant: Elisa Gyllin, 072 247 49 97

 

Om oss
Folke Bernadotteakademin (FBA) är myndigheten för fred, säkerhet och utveckling.

FBA arbetar med internationella fredsinsatser och utvecklingssamarbete. Myndigheten bedriver utbildning, forskning och metodutveckling för att stödja freds- och statsbyggande i konflikt- och postkonfliktländer. Vi bidrar även med civil personal och expertis till freds- och valobservationsinsatser som leds av EU, FN och OSSE. Myndigheten har fått sitt namn efter Folke Bernadotte, FN:s första medlare.