Vi söker nu en Administrativ Assistent till ett stort läkemedelsbolag!

Om tjänsten
Som Administrativ Assistent kommer du att ge högkvalitativt professionellt stöd till Head of Digital Patient & Site Products samt Executive Director of Digital Respiratory & Inflammation. Dina nyckelansvarsområden inkluderar att hantera kalendrar, schemalägga möten, koordinera researrangemang inklusive visum, samt förbereda material för möten och evenemang. Du kommer också att engagera intressenter och utveckla lösningar.

* omfattning: heltid, 100%
* start: 2/12 -24
* längd: 18 månader
Detta är ett konsultuppdrag vilket innebär att du kommer att bli anställd hos oss på Poolia men arbeta ute hos kund.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak
* Proaktiv kalenderhantering
* Planering av komplexa researrangemang (flyg, boende, transport etc.)
* Arrangera och stödja interna och externa möten
* Hantera kontrakt och ekonomisk administration (t.ex. beställningar, fakturor)
* Onboarda nya medarbetare (beställa IT-utrustning, sätta upp möten, tilldela en mentor)
* Förbereda presentationsmaterial och mötesprotokoll
* Arbeta tillsammans med det bredare Digital Health PA/admin-teamet för att ge projektbaserat administrativt stöd
* Underhålla databaser och distributionslistor

Vem är du?
*Tidigare erfarenhet som Personal Assistent eller liknande
* Utmärkta kommunikationsfärdigheter på engelska och svenska
* Utmärkta organisatoriska färdigheter
* God affärsförståelse med känslighet för högkonfidentiell information
* Dokumenterad förmåga att hantera och lösa utmaningar snabbt och effektivt
* Erfarenhet av olika programvaror/system, inklusive online mötessystem
* Utmärkta samarbets-, nätverks- och påverkansförmågor samt förmåga att engagera relevanta medarbetare och ledare i lösningsutveckling
Meriterande kvalifikationer:
* Erfarenhet av evenemangs- och konferenshantering
* Erfarenhet av att arbeta i en global företagsorganisation
* Erfarenhet av system som Coupa, Concur, Microsoft-system, MS Teams, Zoom
* Förmåga att tänka bortom egna arbetsuppgifter, utmana status quo och söka möjligheter för kontinuerlig förbättring
* Noggrannhet och förmåga att leverera konsekvent på hög nivå
Stämmer detta in på dig? Vi ser fram emot att ta emot din ansökan! Vänligen registrera ditt CV, gärna på engelska. Observera att urvalsprocessen sker löpande, och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Om verksamheten
Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.