Vi söker nu en chefsassistent/administratör till Personalavdelningen

Arbetsförmedlingen är Sveriges största förmedlare av arbeten. Att sammanföra arbetsgivare med arbetssökande är vår viktigaste uppgift. Vi har inlett ett omfattande förnyelsearbete mot en modernare och lärande myndighet som kommer att pågå till och med 2021. Hos oss är ett fokus på självledarskap på alla nivåer viktigt. Vi söker dig som vill vara med och utveckla vår myndighet.

Vi söker nu en chefsassistent/administratör till Personalavdelningen enheten Personalstrategi

Personalavdelningen består av fyra enheter, enheten Gemensamma tjänster, enheten Verksamhetspartner, enheten Kompetensutveckling och enheten Personalstrategi.

Enheten Personalstrategi består av 10 medarbetare och har i uppdrag att svara för den långsiktiga utvecklingen av Arbetsförmedlingens arbete med HR-frågor. Det är ett nationellt uppdrag och som syftar till att stödja myndig­hetens övergripande mål och strategier. Inom Enheten Personalstrategi, finns sektionen HR Stödcenter. Stödcenter består av 4 medarbetare och ger stöd till verksamhetens chefer i personalärenden och samordnar tjänsten Livs- och karriärplanering.

Tjänsten är uppdelad mellan enhetschefen och sektionen stödcenter. Placeringsorten är Stockholm, Huvudkontoret.

Arbetsuppgifter

Som chefsassistent/administratör är du ett personligt och nära stöd till Enhetschefen och sektionen Stödcenter. Du bereder och förbereder ärenden och ger ett administrativt stöd i planering och verksamhetsuppföljning för både enhetschefen och sektionen Stödcenter. Du ansvarar för leveranskontroll av fakturor, inköp, postöppning, e-post, telefonhantering, bokningar av resor och lokaler. Vid möten och konferenser ansvar du för förberedelser och skriver protokoll. Du tar fram statistik, rapporter och sammanställer underlagen. Du skriver beslut och hanterar upphandlingsfrågor. Arbetet innebär många kontakter internt och med externa leverantörer. Du diarieför olika ärenden som t.ex. personal- och upphandlingsärenden.

Kvalifikationer


• utbildning med ekonomisk/administrativ inriktning och/eller erfarenhet som bedöms likvärdig
• erfarenhet och god kunskap om regler för diarieföring och dokumenthantering i offentliga myndigheter
• kunskaper i ekonomiadministration såsom leverans- och fakturakontroll, gärna i Raindance eller liknande ekonomisystem
• god datorvana och kunskaper inom MS Office-paketet, fram för allt Excell
• goda kunskaper i svenska, kunna uttrycka sig i tal och skrift.

Meriterande


• erfarenhet av arbete inom större organisationer eller statlig verksamhet
• erfarenhet av protokollskrivning
• erfarenhet av framtagande av statistik, rapporter och skriva sammanställningar

Vi tror att du är en ansvarstagande person som är van att arbeta självständigt och med god framförhållning. Du är serviceinriktad, har hög integritet och är en god kommunikatör. Tjänsten ställer stora krav på god organisations- och prioriteringsförmåga då du kommer att arbeta med flera arbetsuppgifter samtidig. Du kommer att arbeta nära enhetschefen och vara ett stöd till sektionen Stödcenter varför förtroende och tillit är betydelsefullt.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrigt

Vi erbjuder en tillsvidareanställning på heltid med 6 månaders provanställning och önskar tillträde så snart som möjligt. Placeringsorten är Stockholm.

Arbetsförmedlingen erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla. Vi välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnicitet, religion, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. Vi ser även positivt på om du har kunskaper i något av våra minoritetsspråk.

Ansökan

Välkommen med din ansökan märkt med diarienummer Af-2017/0038 7811 senast 21 augusti 2017. Vi tar emot ansökan elektroniskt via vår externa webbplats. När du ansöker ingår att besvara ett antal urvalsfrågor elektroniskt. Bifoga ditt CV där du beskriver relevant arbetslivserfarenhet och utbildning samt ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet.

#LI-POST