Vik Nämndssekreterare till socialförvaltningen

Är du noggrann och strukturerad med ett genuint intresse för den demokratiska processen samt har förmågan att planera, organisera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt där du sätter upp och håller tidsramar? Då är det dig vi söker!

Som nämndssekreterare inom socialförvaltningen kommer du att vara en viktig länk mellan medborgare, politiker och tjänstemän. För att möta den mängd ärenden som hanteras av socialnämnden fördelas nämndadministration inom två tjänster där även andra administrativa arbetsuppgifter inryms.

Organisatoriskt kommer du att tillhöra socialförvaltningens administrativa enhet. Inom enheten finns totalt sju medarbetare som är rutinerade, engagerade och drivande inom sina respektive arbetsområden. Enheten ansvarar förutom nämndadministration bland annat för inköp och beställning, administration, fakturahantering, arkivsamordning och bemanningssupport.

Socialförvaltningen är den förvaltning som har flest anställda i kommunen och ansvarar för verksamhet inom socialtjänst och kommunal hemsjukvård samt administrativa stödfunktioner. Socialtjänst innefattar verksamheter som efter beslut om bistånd ger stöd och hjälp till medborgare inom alla åldersgrupper.

Arbetsuppgifter
De huvudsakliga arbetsuppgifterna är bland annat


- Ansvar för den nämndadministrativa processen dvs att digitalt administrera handlingar inför, under och efter nämndens sammanträden. I administrationen ingår kvalitetssäkring av dokument, beredningar, kallelser, protokoll och uppföljningar av beslut. Du ansvarar även för nämndens dokument- och ärendehantering från posthantering och registrering till arkivering samt utveckling av den administrativa processen.

- Att administrera delar av den förvaltningsövergripande samverkansprocessen. Där ingår bland annat att skicka ut kallelse och dokument inför möten, skriva protokoll, samordna justering, diarieföra och sammanställa handlingar för arkivering.

- Att handlägga de fonder och stiftelser som socialnämnden ansvarar för.

- Samordningsansvar för nämndens arkiv.

- Att fungera som konsult i arkiv- och diariefrågor inom socialförvaltningen.

- Stöd till förtroendevalda, förvaltningsledning och chefer i kommunala och förvaltningsrättsliga ärenden.

- Hantera och vara ett stöd i frågor om hantering av personuppgifter enligt dataskyddsförordningen, GDPR.

- Bevaka och administrera förvaltningens synpunktshantering och myndighetsbrevlåda samt intern och extern kommunikation via intranät och hemsida.

- Du ingår även i olika samverkansgrupper med kommunsekreterare och övriga nämndsekreterare inom kommunen.

Vissa utredningsuppdrag kan ingå i tjänsten och ansvar och arbetsområden kan ändras över tid.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleutbildning inom offentlig förvaltning, juridik eller samhällsvetenskap alternativt annan utbildning eller erfarenhet som vi bedömer passande för uppdraget. Du ska ha  goda kunskaper i den lagstiftning som gäller för offentlig förvaltning och god förmåga att hantera svenska språket i både tal och skrift.

För att klara uppdraget krävs goda kunskaper inom IT-området och god förmåga att lära nya system samt ser nyttan med ny teknik och utveckling av digitala lösningar.

Du är självgående och har lätt för att samarbeta och trivs i en miljö där det händer mycket. Du är kvalitetsmedveten och har viljan och förmågan att ge stöd till andra kopplat till ditt yrkesområde. Du är flexibel och klarar att ändra din planering med kort varsel.

Erfarenhet av arbete inom kommunal eller annan offentlig förvaltning och därigenom förståelse för hur det är att arbeta i en politiskt styrd organisation är en fördel. Det är även meriterande om du tidigare har arbetat med diarieföring och eller nämndadministration samt besitter kunskaper om arkiv.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper. För att trivas med de arbetsuppgifter som ingår i tjänsten är det viktigt att du tycker om att utföra administrativa arbetsuppgifter, är flexibel och har lätt för att samarbeta. Du har även förmågan att prestera under tidvis stressiga förhållanden. Som person är du driven och självständig men framförallt strukturerad, noggrann, initiativtagande och serviceinriktad.

Arbetstid/varaktighet
Heltid. Vikariat med tillträde snarast eller efter överenskommelse.

Lön
Individuell lönesättning


Intervjuer sker löpande. Urval kan ske innan sista ansökningsdag, så välkommen in med din ansökan redan idag!


Härnösand i Höga Kusten är platsen för dig som gillar det nära och enkla livet. Här kan du bo nära havet, naturen och kulturen. Vad du än är intresserad av så finns det bara några minuter bort. Ena stunden på jobbet – i nästa på havet, i skogen eller på konsthallen. Välkommen till Härnösand!

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen vill vi att du söker tjänsten via denna annons. Vi tar inte emot ansökningar på annat sätt.