vik Utbildningsadministratör

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns cirka 46 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.




Beskrivning av arbetsplatsen
Avdelningen för utbildningsadministration, Språk och litteraturcentrum

Vid Språk- och litteraturcentrum (SOL) utbildar vi årligen ca 3000 studenter fördelat på 450 kurser och ett tiotal program.

Vi är måna om att utbildningen håller hög kvalitet, inte bara innehållsmässigt, utan också administrativt, så att både lärare och studenter kan fokusera på utbildningens innehåll. Som utbildningsadministratör har du en nyckelroll i detta.

Tillsammans med studievägledarna är du placerad centralt på SOL i avdelningen för utbildningsadministration, men har dina arbetsuppgifter inom ett eller flera ämnen vid institutionen. Avdelningen består av runt 20 medarbetare i ett sammansvetsat och hjälpsamt team och den fungerar som administrativt stöd gentemot såväl lärare och studierektor som studenter.  


Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss https://www.lu.se/index.php/om-universitetet/jobba-hos-oss

 
Arbetsuppgifter och ansvarsområden
I arbetet ingår utbildningsadministration, dvs att ge information och service till både studenter och lärare, särskilt i samband med antagning, kursstarter och examination. Du ansvarar för att arbetet genomförs på ett effektivt och rättssäkert sätt i enlighet med gällande regelverk. I den här anställningen ingår även att vara katalogadministratör i Lucat. Du förväntas också medverka till att utveckla processer och rutiner för en effektiv administration i samarbete med olika enheter vid universitetet. Dina arbetsuppgifter består bland annat av att

- hantera registreringar, betygsrapportering och intyg m.m. i ladok
- information till studenter och allmänhet, på både svenska och engelska
- bistå lärare i planering av examinationer i sal och zoom, samt organisera tentamenstillfällena (även enskilda tentamina vid behov)
- boka och arbetsleda skrivvakter samt sköta viss administration av deras anställning
- administrativt stöd till lärarna, studierektor, avdelningar och sektionen
- arkivera och diarieföra material enligt gällande regelverk

Arbetsuppgifterna som katalogadministratör i personalkatalogen Lucat innebär att efter underlag från personalansvariga etablera personal och uppdatera befintliga personalkonton.

Som utbildningsadministratör behöver du kunna hantera flera olika administrativa system. I den aktuella anställningen används Ladok, Canvas, Primula, W3D3, Microsoft 365 och Zoom för att nämna några. Arbetet innehåller viss jourverksamhet på kvällar och helger, eftersom institutionen ger många distans- och kvällskurser. Mängden arbete varierar över året med perioder av hög arbetsbelastning under terminsstarter och tentamensperioder och lugnare perioder däremellan. Det administrativa stödet förändras kontinuerligt vilket innebär att alla administratörer behöver vara flexibla och beredda på att lära sig nya uppgifter.



Kvalifikationer
Eftersom anställningen är utåtriktad lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper. Det är viktigt att du är stresstålig eftersom arbetstempot tidvis är högt. Som anställd har du också ansvar att bidra till en god och trivsam arbetsmiljö.

Krav för anställningen är:

- Akademisk utbildning eller annan utbildning som vi bedömer är relevant 
- God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, såväl på svenska som på engelska
- Dokumenterad erfarenhet av att arbeta i administrativa system och med IT generellt
- God samarbetsförmåga även under stress, initiativförmåga samt bra ordningssinne
- God förmåga att självständigt kunna prioritera i det löpande arbetet

Meriterande för anställningen är:

- Erfarenhet av utbildningsadministration och studentservice
- God kännedom om Lunds universitet och dess organisation
- Kännedom om lagar och regelverk som styr statliga myndigheter och särskilt utbildningssektorn



Övrigt

Anställningen är ett vikariat med omfattningen 60 % under perioden 16 januari 2023, eller enligt överenskommelse, till 31 januari 2024. Kontaktperson för eventuella frågor om anställningen är Åsa Wikström, avdelningschef på Språk- och litteraturcentrum https://www.sol.lu.se/person/AsaWikstrom .



Så här söker du

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska även innehålla CV, resultatintyg eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.) Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Om Humanistiska och teologiska fakulteterna

Humanistiska och teologiska fakulteterna har åtta institutioner och bedriver en stor och varierad verksamhet inom forskning och utbildning som i vid mening syftar till att förstå människan som kulturell och samhällelig varelse. Vi har ca 700 anställda och ca 4 000 helårsstudenter.

Språk- och litteraturcentrum (SOL) är Sveriges största institution med inriktning på språk, språkvetenskap, litteraturvetenskap och områdesstudier. SOL erbjuder ett stort antal fristående kurser som kompletteras av ett växande antal programutbildningar på grundnivå och avancerad nivå. Med sina 33 ämnen och ungefär lika många forskarutbildningar bildar SOL en solid enhet med bredd och djup i utbildning och forskning och utmärks av såväl nationell som internationell synlighet. SOL leds av en styrelse där prefekten är ordförande. Därutöver finns två biträdande prefekter med särskilda verksamhetsansvar. SOL har cirka 250 anställda och 3000 studenter, varav ett hundratal är forskarstuderande.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.