Vik utbildningsadministratör

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns cirka 45 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.




Beskrivning av arbetsplatsen
Avdelningen för utbildningsadministration, Språk och litteraturcentrum
Vid Språk- och litteraturcentrum (SOL) utbildar vi årligen ca 3000 studenter fördelat på 450 kurser och ett tiotal program.

Vi är måna om att utbildningen håller hög kvalitet, inte bara innehållsmässigt, utan också administrativt, så att både lärare och studenter kan fokusera på utbildningens innehåll. Som utbildningsadministratör har du en nyckelroll i detta.

Tillsammans med övriga utbildningsadministratörer och studievägledare är du placerad centralt på SOL i avdelningen för utbildningsadministration, men har dina arbetsuppgifter inom ett eller flera ämnen vid institutionen. Avdelningen består av runt 20 medarbetare i ett sammansvetsat och hjälpsamt team och den fungerar som administrativt stöd gentemot såväl lärare och studierektor som studenter.  


Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss https://www.lu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss.

 
Arbetsuppgifter och ansvarsområden
En del av utbildningsadministrationens verksamhet består i att tillse att examinationer kan genomföras på ett effektivt och rättssäkert sätt i enlighet med gällande regelverk. I det här vikariatet är ditt uppdrag att hantera tentamina både på campus i sal och digitalt övervakade examinationer på distans via zoom. Du förväntas också medverka till att utveckla processer och rutiner för en effektiv tentamenshantering i samarbete med olika enheter vid universitetet.



Dina arbetsuppgifter består bland annat av att

- bistå lärare i planering av examinationer i sal och zoom, samt organisera tentamenstillfällena (även enskilda tentamina vid behov)
- vara administrativt stöd till lärarna (bl a när det gäller Canvas och Inspera)
- begära in examinationsunderlag och vid salstentamina kopiera upp papperstentor
- skapa listor över tentamensdeltagare
- boka och arbetsleda skrivvakter samt sköta viss administration av deras anställning
- arkivera material enligt gällande regelverk
- organisera inträdesprov och andra prov inom institutionens verksamhet

Som utbildningsadministratör behöver du kunna hantera flera olika administrativa system. I den aktuella anställningen används Ladok, Canvas, Inspera, Primula, W3D3, Microsoft 365 (särskilt Excel) och Zoom för att nämna några. Arbetet förutsätter viss jourverksamhet på kvällar och helger, eftersom sektionen ger många distans- och kvällskurser. Mängden arbete varierar över året med perioder av hög arbetsbelastning under tentamensperioderna mitt i terminen, vid slutet av terminen och i augusti, och lugnare perioder däremellan.

Det administrativa stödet förändras kontinuerligt vilket innebär att alla administratörer behöver vara flexibla och beredda på att lära sig nya uppgifter.

 

Kvalifikationer
Eftersom anställningen är utåtriktad lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper. Det är viktigt att du är stresstålig eftersom arbetstempot tidvis är högt. Du behöver kunna arbeta självständigt och vara serviceinriktad och noggrann. Som anställd har du också ansvar att bidra till en god och trivsam arbetsmiljö.



Krav för anställningen är:

Akademisk utbildning eller annan utbildning som vi bedömer är relevant  God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, såväl på svenska som på engelska Dokumenterad erfarenhet av att arbeta i administrativa system och med IT generellt God samarbetsförmåga även under stress, initiativförmåga samt bra ordningssinne God förmåga att självständigt kunna prioritera i det löpande arbetet



Meriterande för anställningen är:

Erfarenhet av utbildningsadministration och studentservice Erfarenhet av arbetsledning Kännedom om lagar och regelverk som styr statliga myndigheter och särskilt utbildningssektorn.



Övrigt

Anställningen är ett vikariat på 100 procent med startdatum den 24 juli 2023 eller enligt överenskommelse, dock längst till och med 31 augusti 2024. För information om anställningen kontakta avdelningschef Åsa Wikström https://www.sol.lu.se/person/AsaWikstrom

 

Så här söker du

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska även innehålla CV, resultatintyg eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.).

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Om Humanistiska och teologiska fakulteterna

Humanistiska och teologiska fakulteterna har åtta institutioner och bedriver en stor och varierad verksamhet inom forskning och utbildning. Vi har ca 700 anställda och ca 4 000 helårsstudenter.

Språk- och litteraturcentrum (SOL) är Sveriges största institution med inriktning på språk, språkvetenskap, litteraturvetenskap och områdesstudier. SOL erbjuder ett stort antal fristående kurser som kompletteras av ett växande antal programutbildningar på grundnivå och avancerad nivå. Med sina 33 ämnen och ungefär lika många forskarutbildningar bildar SOL en solid enhet med bredd och djup i utbildning och forskning och utmärks av såväl nationell som internationell synlighet. SOL leds av en styrelse där prefekten är ordförande. Därutöver finns två biträdande prefekter med särskilda verksamhetsansvar. SOL har cirka 250 anställda och 3000 studenter, varav ett hundratal är forskarstuderande.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.