Vikariat administratör 100%

Välkommen till Simrishamns kommun, som ligger i hjärtat av Österlen, känt för sitt rika kulturliv och sin vackra natur.

Samhällsbyggnadsförvaltningen skapar förutsättningar för ett hållbart samhälle i förändring och bidrar till att alla boende och verksamma i Simrishamns kommun ska kunna leva ett gott liv.

Vi skapar planer för framtidens Simrishamn, tar hand om kommunens byggnader, mark och hamnar, gör kartor, ger tillstånd för bygglov, planerar stadens trafik, bygger gator, broar och gång- och cykelbanor, tar hand om parker och grönområden, bidrar till så att vi har en god stadsmiljö, levererar vatten- och avloppstjänster, städar lokaler, lagar mat, skottar snö och sopar gator och mycket, mycket mer!

Arbetsuppgifterna är omväxlande och vi arbetar mycket under eget ansvar.

ARBETSUPPGIFTER
Som administratör kommer du ha en viktig och central roll på förvaltningen med - en fot i registratur och en fot i HR-administration.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer främst bestå av registrering av handlingar åt samhällsplaneringsnämnden och HR-frågor, men även andra förekommande administrativa arbetsuppgifter.

Som registrator registrerar du handlingar som kommer in till förvaltningen samt skapar och håller ordning i diariet och arkivet. I rollen ingår att genomföra processkartläggning av förvaltningens verksamheter i syfte att ta fram en ny dokumenthanteringsplan för förvaltningen. Du kommer även delta i utbildning av medarbetare i dokumenthantering samt i vårt dokument- och ärendehanteringssystem Evolution. I rollen som registrator har du ett nära samarbete med förvaltningens nämndsekreterare.

I HR-administration ingår bland annat att ge service och stöd åt förvaltningens medarbetare och chefer gällande tolkning kring avtal, policys och riktlinjer inom HR-området. Löpande administration vid rekrytering, nyanställningar och avslut samt allmänna frågor relaterade till området.

Du blir en del av den nya enheten Administrationen, som bildades i januari 2021 i samband med att förvaltningen övergick i en ny organisation. På enheten finns medarbetare med flera olika kompetensområden men med den gemensamma målsättningen att effektivisera och underlätta för Byggnadsnämnden och Samhällsplaneringsnämndens arbete med samhällsbyggnadsprocessen.

I övrigt deltar du i Administrationens verksamhetsutveckling.

KVALIFIKATIONER
För att lyckas i rollen har du utbildning inom registratur och HR-administration alternativt annan utbildning/erfarenhet som av oss bedöms likvärdig. Har du grundläggande juridiska kunskaper i lagstiftning gällande allmänna handlingar, framför allt tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen ser vi det som meriterande.

Förvaltningen går in i en allt mer digital arbetsmiljö så det är av vikt att du har god datorvana och van vid att hantera Officepaketet.
Erfarenhet av registratur och HR-administration inom en politiskt styrd organisation är meriterande. Erfarenhet av systemen Visma Personec P och Evolution är meriterande.

För att passa för rollen och trivas hos oss ska du vara serviceinriktad, självgående, kvalitetsmedveten och samtidigt arbeta för att leverera lösningar. Du har god administrativ förmåga och du är välformulerad i tal och skrift. Din samarbetsförmåga är god och du relaterar och kommunicerar med andra på ett lyhört och smidigt sätt. Du tar ansvar för din uppgift och kan själv organisera, prioritera och strukturerar arbetsuppgifterna på ett effektivt sätt. Du har förmåga att snabbt sätta dig in i arbetsuppgifter. Ett professionellt och gott bemötande är en självklarhet för dig i alla dina professionella kontakter.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

ÖVRIGT
Löpande urval tillämpas och vi förbehåller oss rätten att avsluta rekryteringen när vi funnit rätt kandidat.
Välkommen med din ansökan redan idag!

För att möta morgondagens utmaningar eftersträvar Simrishamns kommun mångfald och välkomnar sökanden med olika bakgrund.

I samband med rekryteringen undanbedes bestämt kontakt från annons-
/rekryteringsföretag.