Vikariat – Kommunledningssekreterare

Är du en metodisk, detaljorienterad och lösningsfokuserad person som drivs av att ha skiftande arbetsuppgifter och att få jobba med människor? Trivs du dessutom i en roll där arbetsuppgifterna ställer höga krav på dig och där du får ta ett stort eget ansvar?

Då har du nu chansen att vara med på en spännande resa och utveckling där vi tillsammans hjälps åt att göra vår kommun ännu bättre.

Är Du den sekreterare vi söker?

Kommunstyrelseförvaltningen söker dig som vill ha ett omväxlande och utmanande arbete som kommunledningssekreterare. Kommunstyrelsens förvaltning ansvarar för styrning av och centralt stöd till hela kommunorganisationen.

Förvaltningen består av fem avdelningar, Staben, HR-avdelning, Ekonomi & planeringsavdelning, Digitaliseringsavdelningen samt Näringslivsenheten.

Kommunstyrelseförvaltningen arbetar kommunövergripande mot, och tillsammans med, övriga förvaltningar i kommunen.

Tjänsten som kommunsekreterare är placerad i staben. Staben består av nio medarbetare, inklusive stabschef och har bland annat uppdraget att styra, stödja och ansvara inom områdena administration, juridik, säkerhet, ANDTS-brottsförebyggande arbete och kommunikation.

Stabens viktigaste utvecklingsarbete framöver är att identifiera behov av och skapa gemensamma, organisationsövergripande processer, arbetssätt och riktlinjer inom olika områden, främst inom styrning och ledning.

ARBETSUPPGIFTER
Huvudsakliga arbetsuppgifter:
Som kommunledningssekreterare erbjuds du ett omväxlande arbete med uppdrag i ett utskott, lokala BRÅ, lokalstyrgrupp. I Kommunstyrelsens strategiutskott (KSSU) fungerar Du som spindeln i nätet och ansvarar för att boka lokal, skicka kallelser, skriva protokoll samt tillser justering, protokollsutdrag, diarieföring samt ordnar med att protokoll anslås på kommunens hemsida. Du registrerar och rapporterar arvoden avseende strategiutskottets ledamöter.

Du ansvarar för posthantering och handlägger funktionsbrevlådan i kommunstyrelseförvaltningen. I arbetet ingår registrering/diarieföring av handlingar i vårt dokument- och ärendehanteringssystem Ciceron och till viss del hantering av mindre utredningar, remisser och upprättande av diverse skrivelser. Vidare handlägger du ärenden om utlämnande av handlingar utifrån gällande lagstiftning.

Övriga arbetsuppgifter är administrativ ekonomihantering av till exempel fakturor och utlägg, mindre inköp (teknik, kontorsmaterial & liknande) handläggning av rekvisitioner samt handläggning av eventuella felanmälningar avseende lokalerna i Rådhuset.

Administration av borgerlig vigsel ingår också i tjänsten. Du förväntas även vara behjälplig i valarbetet vid EU valet.

Vi erbjuder flexibel arbetstid, friskvårdsbidrag och trevliga arbetskamrater.

KVALIFIKATIONER
Vi söker en person med lägst gymnasiekompetens med dokumenterad erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete inom politiskt styrd organisation. Du ska ha mycket goda datorkunskaper, besitta en hög digital kompetens och en mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska. Arbetet innebär en hög grad av självständighet.

Som person har du hög integritet, är stresstålig och klarar av att ha många bollar i luften. Du är metodisk och strukturerad i ditt arbete, men måste också vara flexibel inför plötsliga förändringar i arbetet.

Du ska ha god kommunikativ förmåga eftersom arbetet innebär många kontakter med politiker, medarbetare och medborgare. Arbetet ställer stora krav på god samarbetsförmåga, hög servicekänsla och väl utvecklat ordningssinne. Som person ser vi gärna att du har en förmåga att arbeta effektivt och organiserat. Du gillar snabba tempoväxlingar i arbetet och stimuleras av den komplexitet och variation som arbetet i en mindre kommun erbjuder.

Personliga egenskaper:
Du är samarbets- och lösningsorienterad, ditt arbete präglas av struktur.
Din arbetskapacitet är hög och du har förmåga att arbeta flexibelt med flera saker samtidigt, med bibehållen stabilitet och pålitlighet i levererat arbete.
Du är serviceinriktad och har förmåga att se förbättringspotential i administrativa rutiner och föreslå förändringar.

Vi ser gärna att du är öppen, nyfiken, arbetar väldigt effektivt och är självständig. Du har inga problem med att ta instruktioner och förstår väldigt snabbt vad som krävs och behöver göras för att få ett jobb gjort.
Du innehar B-körkort.

Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet från arbete som sekreterare i en Kommunstyrelseförvaltning och/eller har tidigare erfarenhet i vårt dokument- och ärendehanteringssystem Ciceron. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och lämplighet.

ÖVRIGT
Som medarbetare inom Hedemora kommun är det viktigt att du delar den gemensamma värdegrunden KRAM som står för Kundfokus, Respekt, Ansvar och Mod.

Vi eftersträvar mångfald på vår arbetsplats.

Vi har gjort vårt medieval och undanber oss all kontakt från annonsförsäljare samt rekryteringsbolag.

Välkommen med din ansökan!