Vikariat som rektors sekreterare

Konstfack är Sveriges största konstnärliga högskola inom konst, design och konsthantverk. Sedan 1844 har vi utbildat en mängd olika yrkesgrupper inom dessa fält samt bild- och slöjdlärare. Vi bedriver både konstnärlig och vetenskaplig utbildning/forskning och har idag cirka 900 studenter och 200 anställda.www.konstfack.se
Vi rekryterar utifrån kompetens och strävar efter ökad mångfald, lika rättigheter och frihet från diskriminering.

Anställningen är förlagd till ledningens kansli och placerad under förvaltningschefen. Ledningens kansli är ett direkt stöd till rektor och förvaltningschef och därmed också till den administration som rör Högskolestyrelsen, rektors ledningsråd och chefsgruppen för förvaltning och bibliotek. Kansliet har ett tiotal anställda och svarar även för registratur och arkiv, dataskydd, samordning av kommunikationsfrågor och vårutställning samt ger rådgivning till institutioner och enskilda i frågor om myndighetens ansvar.

Arbetsuppgifter

Som rektors sekreterare och assistent har du en central, ansvarsfull och omväxlande roll på ledningens kansli, med många kontakter internt och externt. Du arbetar självständigt och bidrar till att utveckla och samordna rutiner och processer inom ditt ansvarsområde. 

Din främsta uppgift är att skapa goda förutsättningar för rektor att utföra sitt arbete i en vardag med stor variation i frågorna, ibland i högt tempo. Här ingår att assistera rektor med löpande korrespondens, mötesbokningar, hantera, kvitton, digital kalender samt bistå med underlag för presentationer och informationssökningar, samt ibland att ordna det praktiska inför möten med externa gäster.

Du har ett särskilt ansvar för processen vid rektors- och förval­tningschefsbeslut där du arbetar nära diarieföring och arkiv.

Du upprättar årsplanering över de större, återkommande händelser som involverar rektor och förvaltningschef. Detta inbegriper rektors ledningsråd och högskolestyrelsens möten där du är sekreterare. Det innebär ansvar för kallelser, att samla in och sända ut underlag, föra protokoll samt ordna och publicera besluten. Bland arbetsuppgifterna märks även kommunikation och koordinering av uppföljning av beslut, samt hantering av vissa ärenden och remisser i samråd med förvaltningschef och registrator. Vid behov är du även sekreterare i krisgrupp och högskolans disciplinnämnd.

Du är även ett stöd i registratur, diarieföring och postöppning vid registrators frånvaro.

Kvalifikationer


• Erfarenhet av att ge administrativt stöd gentemot ledningsfunktioner,
• Gymnasieexamen, samt relevant eftergymnasial utbildning, företrädesvis högskoleexamen,
• Krav på erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna från högskola eller universitet,
• God administrativ förmåga,
• Goda kunskaper i Office-programmen och vana vid att sammanställa olika underlag,
• God förmåga att uttrycka dig muntligt och skriftligt på svenska och engelska.

Det är meriterande om du dessutom har


• Erfarenhet av att arbeta med olika administrativa stödsystem, såsom W3D3, Proceedo, webbpublicering,
• Kunskap om offentliga regelverk, som förvaltningslag samt offentlighet och sekretess,

Som person har stor integritet, gott omdöme och kan hantera olika situationer på ett ansvars­fullt sätt. Du är serviceinriktad och kommunikativ i dina kontakter. Du är lyhörd och kan bidra med framförhållning i syfte att underlätta rektors arbete. Du är skicklig på att planera, struk­turera och prioritera arbetet inom ditt ansvarområde. Du kan sammanställa och presen­tera beslutsunderlag för rektor och du är bekväm med att formulera och utforma skrivelser för olika mottagare.

Högskolan är i ständig förändring, vilket ställer krav på flexibilitet och samarbetsförmåga. Förbättringsmöjligheter och utveckling av rutiner och arbetsprocesser sker ständigt – och här bidrar du. Slutligen är du självständig och fattar nödvändiga beslut för att driva ditt arbete framåt, utan att ge avkall på noggrannhet. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Det vi erbjuder dig är en arbetsplats där människor och idéer utvecklas, där diskussioner om samhället och framtiden ständigt är i fokus, där konsten tar plats och besvärliga frågor möter humor och skratt.


Anställningen
Anställningen omfattar heltid och är ett vikariat t o m 31 december 2022.
Tillträde 1 januari 2022 eller efter överenskommelse.


Ansökan
Välkommen med din ansökan i form av ett personligt brev och en CV märkt med diarienummer KF2021/VO2P/85 senast den 12 oktober 2021. Kopior på betyg och intyg lämnas vid eventuell intervju.

Mer information

Ytterligare upplysningar om arbetet lämnas av Förvaltningschef Elisabet Nordwall, 08-450 41 13 eller Elisabet.Nordwall@konstfack.se
Frågor om rekryteringsprocessen lämnas av Erik Magnusson via HR@konstfack.se
Fackliga kontaktpersoner nås genom Konstfacks växel via 08-450 41 00.