Vikarierande administrativ assistent

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Socialförvaltningen i Stockholms stad har en övergripande och samordnande roll för socialtjänstens individ och familjeomsorg och funktionshinderområdet. Här skapas goda förutsättningar för att möta invånare i behov av socialtjänstens stöd. I nära samarbete med stadsdelsförvaltningarna bidrar vi till en modern, digital, rättssäker, likställd och kunskapsbaserad socialtjänst och vi har ett starkt utvecklingsfokus. Inom förvaltningen erbjuds ett stort utbud av stödinsatser till stadens invånare och utbudet förändras utifrån stockholmarnas behov och stadsdelsförvaltningarnas önskemål. Arbetet sker ofta i nära samverkan med andra myndigheter, civilsamhälle och näringsliv. Socialförvaltningen ansvarar också för stadens serverings- och tobakstillstånd och utför tillsyn.



Välkommen till oss

Vi söker en professionell och självgående administrativ assistent till vår verksamhet Eurenii Minne.

Rollen är perfekt för dig som tycker om kvalificerad administration i en ständigt föränderlig miljö. Här är du navet i en organisation som arbetar med avancerat utredningsarbete.
På Eurenii Minne arbetar vi med familjer på uppdrag av Stockholms socialtjänst. Vi tar emot familjer med barn i åldrarna 0–12 år för akuta placeringar, utredning och föräldrastöd. Oavsett uppdrag står barnens behov i centrum. Eurenii Minne är en dygnet runt-verksamhet.
Vi är en arbetsgrupp om 16 personer varav 10 socialsekreterare, tre behandlingsassistenter, en biträdande enhetschef, en gruppledare, och en administrativ assistent

Vi erbjuder

Då vår nuvarande administrativa assistent ska gå på föräldraledighet söker vi nu en vikarie till denna roll. Tjänsten är till och med 2026-01-01.
Vi erbjuder en utvecklande och stimulerande roll i en föränderlig och växande verksamhet, där den ena dagen inte är den andra lik. Du introduceras i arbetet genom att jobba nära en trevlig arbetsgrupp bestående av socialsekreterare och andra administrativa assistenter. Vi samarbetar för goda och kvalitativa resultat i verksamheten och du har stöttning av en verksamhetsnära chef.
Din arbetsplats är belägen i Blackeberg.


Din roll

Du kommer självständigt ansvara för administrationen inom Eurenii Minne, men samarbeta med enhetens tre andra administratörer.

Arbetet som administrativ assistent är en mångfacetterad tjänst med många olika arbetsuppgifter. Du är kontakten utåt i olika sammanhang vilket medför kontakt med många personer, såväl internt inom staden som externt. Du kommer att arbeta med administration kring löner, ekonomisystem, fakturahantering och löpande arbete i Excel med statistik. Du arbetar obehindrat i system som är kopplat till arbetsuppgifterna. Du kommer arbeta i samverkan mellan olika verksamheter inom enheten. Du kommer att upprätta avropsavtal och direktupphandlingar vid behov.

Vanligt förekommande arbetsuppgifter är:
-löpande månatliga avstämningar och redovisningar kring ekonomi och fakturering i samverkan med ansvarig chef
-fakturahantering via Agresso
-löpande och omfattande fakturering inom Stockholms stad och övriga kommuner i landet
-behörigheter till nya och befintliga medarbetare för huvudverksamheten; Platina, användarkonton och tjänstekortsadministration
-administration kring maillistor, telefonlistor, resor och konferenser
-förbereda anställningsavtal och vara behjälplig med introduktion av nyanställda,
-schemaläggning i Medvind
-upprätta, utveckla och rapportera verksamhetsspecifik statistik för verksamheten i EsMaker och Excel.



Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

minst gymnasieexamen, gärna med ekonomiinriktning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
några års aktuell arbetslivserfarenhet som administratör/administrativ assistent inom myndighet eller offentlig verksamhet
dokumenterad erfarenhet av löne- och faktureringssystem, fakturahantering och ekonomisystem
erfarenhet av att arbeta löpande i Excel med statistik
goda IT kunskaper i Officepaketets övriga program
-god kommunikationsförmåga i svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:
erfarenhet av administration inom myndighetsutövning
erfarenhet att upprätta anställningsavtal enligt rådande lagstiftning och föreskrifter
dokumenterad erfarenhet av bemanning och schemaläggningssystem
erfarenhet av Stockholms stads lön och fakturasystem (Lisa och Agresso), sociala systemet Platina
erfarenhet av schemaläggningssystemet Medvind.


Din ansökan

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna.

Intervjuer sker löpande 
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.