Vikarierande administratör till Utbildningsenheten

Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsfrågor i Göteborgs Stad är samlade i en förvaltning under Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning. Det är en politiskt styrd verksamhet där nämndens uppdrag är att ha det övergripande ansvaret för kommunal vuxenutbildning, att för hela stadens räkning anordna arbetsmarknadspolitiska åtgärder och att i övrigt ta de initiativ som behövs för att främja sysselsättningssituationen. Uppdraget är att vi tillsammans skapar förutsättningar för studier och arbete. Målet för nämnden är en stad där människor jobbar och försörjer sig själva, att bidra till att Göteborg är en företags- och tillväxtvänlig stad, att de upphandlingar som genomförs skapar mervärde för göteborgarna och att bidra till att Göteborgs Stad är en attraktiv arbetsgivare med goda arbetsvillkor.

Förvaltningens två stora avdelningar är Arbetsmarknadsavdelningen och Vuxenutbildningsavdelningen. Till det finns stödavdelningarna Ledningsstab, HR och kansli, Ekonomi och inköp samt Kommunikation och IT. Tillsammans är vi ca 280 medarbetare.

ARBETSUPPGIFTER
Tjänsten som administratör är knuten till Utbildningsenheten som tillhör Vuxenutbildningsavdelningen. På enheten arbetar rektorer, kvalitetskontroller, utbildningssamordnare, koordinatorer och administratörer. Vi är idag ca 27 personer och ansvarar för utveckling och planering av kursutbud, uppföljning av utbildningsgenomförande och kvalitét samt administration för bland annat produktion av digital kurskatalog, hantering av betyg och interkommunala ansökningar.

I rollen som administratör har du varierande men också återkommande arbetsuppgifter som kräver stor noggrannhet och uthållighet, till exempel produktion av digital kurskatalog och betygskataloger, dokument som scannas in i vårt verksamhetssystem, arkivering och ärendehantering. Andra arbetsuppgifter är av mer utredande karaktär, där samverkan med andra funktioner blir framträdande. Exempel på denna sorts uppgifter är hantering av interkommunala ansökningar och att vara stöd för våra utbildningsanordnares administratörer. Du har på olika sätt kontakt med sökande, elever och våra utbildningsanordnare. Du arbetar både självständigt och i grupp och med övriga på enheten och samarbetar med andra funktioner på förvaltningen och deltar i enhetens arbete med att utvärdera, utveckla och förbättra de processer vi arbetar med.

Utifrån enhetens/förvaltningens behov kommer du i perioder att arbeta med andra arbetsuppgifter som ingår i enhetens/förvaltningens uppdrag. I samband med att förvaltningen står inför nya utmaningar kan innehållet i tjänsten komma att ändras och formas i takt med att vi utvecklar nya arbetssätt.


KVALIFIKATIONER
Nyckeln till framgång är att du har ett professionellt förhållningssätt i kombination med att du har en utbildning som lägst motsvarar en gymnasieutbildning. Det är meriterande om du har utbildning inom administration. För att klara uppdraget har du erfarenhet av arbete mot deadlines och har arbetat i team med andra yrkesgrupper. Du ska ha arbetat med vuxenutbildning och antagningsarbete samt med elevadministration i verksamhetssystemet Alvis. Det är meriterande om du har arbetat i offentlig förvaltning utifrån lagar och förordningar.

Som person ska du ha ett uttalat serviceinriktat bemötande. Du ska ha en god administrativ förmåga, vara uthållig och noggrann i ditt arbete. Du behöver ha förmåga att fatta beslut utifrån en stor mängd information och regler. Du trivs med att arbeta mot deadlines och har därför förmågan att periodvis ha ett högt arbetstempo. Du är flexibel, initiativtagande och öppen för nya lösningar. Du ska ha en särskilt god förmåga att arbeta tillsammans med andra, samtidigt som du är självgående.

Välkommen med din ansökan!


ÖVRIGT
Arbetsmarknad och vuxenutbildning erbjuder en arbetsplats i kontinuerlig utveckling. Vi arbetar för en hälsofrämjande och god arbetsmiljö och erbjuder bland annat flexibel arbetstid, friskvård och cykelförmåner. För oss ses mångfald som en styrka i vårt gemensamma uppdrag.
För att säkerställa en rättvis och jämlik rekrytering använder oss av arbetspsykologiska tester som en del i urvalsarbetet. De sökande som är aktuella för tester kommer få länk skickat till uppgiven e-post. Kontrollera därför även skräpkorgen i din mail.

Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och undanber oss därför ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.