Vikarierande Administratör/Stabsassistent

Är du serviceinriktad och van att ge kvalificerat administrativt stöd? Vi erbjuder ett omväxlande arbete tillsammans med kunniga kollegor och med många kontaktytor i en dynamisk och utvecklande arbetsmiljö.

Om enheten
Högkvarteret, Försvarsplanering och- Policyavdelningen vid Försvarsstabens Strategienhet är en del av Överbefälhavarens (ÖB) och Generaldirektörens (GD) stab. Avdelningen för Försvarsplanering och- Policy söker en assistent för administrativt arbete inom avdelningen. Som assistent har du en central roll på avdelningen och koordinerar visst övergripande och löpande arbete och fungerar som avdelningens nav i administrativa frågor. Du ansvarar för sammanställning av inkomna uppgifter och att avdelningens underlag inför föredragningar är i ordning samt expedierar beslut och är behjälplig med hantering av handlingar. Du ger även administrativt stöd till avdelningen med till exempel kalenderhantering, reseadministration samt bistår i arbetet med att sammanställa underlag inför möten och planeringsinternat. Parallellt bistår du även i visst ekonomiskt arbete som beställningar och fakturakontroll. Du bidrar även till att utveckla och delta i att utarbeta arbetsrutiner för avdelningen. Det är vidare viktigt att vara medveten om att Försvarsmakten hanterar skyddsvärd information och de sekretesskrav som detta innebär.

Huvudsakliga arbetsuppgifter
De huvudsakliga uppgifterna är administration av alla inkommande och utgående ärenden, agera Chefsstöd med exempelvis administration.


• Biträda med expeditionsarbete
• Genomföra besöksanmälningar och beställningar
• Ansvarar för avdelningens enhetsbrevlåda, samarbetsyta och mappstruktur
• Skickar ut uppgifter på sektionsnivå och sammanhåller samtliga uppgifter som avdelningen hanterar
• Stöd för möteslokalbokningar, resebokningar, beställning av IT


KRAV
Kvalifikationer


• Arbetslivserfarenhet från strategisk och/eller operativ nivå
• Mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska och engelska
• Godkänd gymnasieexamen
• B-körkort för manuell växellåda

Personliga egenskaper
För att trivas och lyckas i rollen ser vi att du är självständig, prestigelös, lösningsorienterad och effektiv. Du är strukturerad, noggrann och serviceinriktad. Du är kommunikativ och fungerar väl i samarbete med andra. Stor vikt kommer läggas vid personlighet.

Vi söker dig som har avslutad gymnasieutbildning med godkända betyg. Du har också erfarenhet av arbete med en bredd av administrativa uppgifter som t.ex. ärende- och beslutshantering, reseadministration, mötesstöd, chefsstöd m.m. Dina IT kunskaper är goda och du behärskar Officepaketets olika delar. Du uttrycker dig mycket väl i tal och skrift på svenska och engelska.

MERITERANDE


• Erfarenhet från tidigare befattningar inom Försvarsmakten
• Erfarenhet av Försvarsmaktens stödsystem, Emilia, Vidar, IS UndSäk, SWECCIS
• Erfarenhet av internationell tjänstgöring
• Erfarenhet av militär tjänstgöring, inklusive militär grundutbildning
• Akademisk examen med relevant inriktning som FM bedömer som meriterande

För att myndighetens uppdrag ska vara framgångsrikt förutsätts att alla medarbetare uppträder enligt den värdegrund som finns. Försvarsmaktens värdegrund slår vakt om alla människors lika värde, rättsvisa och jämlikhet och främjar demokrati och mänskliga rättigheter (läs mer på www.forsvarsmakten.se).

Övrigt
Anställningsform: Vikariat under ca 1år med möjlighet till förlängning.
Sysselsättningsgrad: Heltid.
Arbetsort: Stockholm.
Tillträdesdatum: Snarast enligt överenskommelse.
Tjänsten innebär krav på fysisk förmåga, genomförande av tjänsteresor, deltagande i utbildningar och övning i krigsorganisation.

Upplysningar om befattningen och rekryteringsprocessen
Claes Bitterlich
Joakim Rehnvall

Fackliga företrädare
Camilla Robertsson (SACO)
Lise-Lotte Larsson (SEKO)
Kjell Tetzlaff (OFR/S)
Arne Nilsson (OFR/O)

Samtliga nås på telefon 08-788 75 00

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2024-10-16. Din ansökan ska innehålla CV och ansökningsbrev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning samt svar på angivna urvalsfrågor.

Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats.
-----------------------------------------------------
Information om det rekryterande förbandet:

I Högkvarteret finns överbefälhavaren och generaldirektören. Högkvarteret har ungefär 1 000 medarbetare – både yrkesofficerare och civila experter. Högkvarteret utgörs från 2023-01-01 av försvarsstaben, operationsledningen, militära underrättelse- och säkerhetstjänsten, samt Högkvarterets stabsavdelning och fristående enheter för tillsyn.

En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.

Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas.

Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.