Vikarierande ärendekoordinator

Länsstyrelsen är en drivande kraft för det hållbara samhället. Vi arbetar tillsammans med myndigheter, kommuner och andra aktörer med fokus på Västra Götalands län och våra 1,7 miljoner invånare.

Vi har ett meningsfullt och hållbart arbete med trevliga och kompetenta kollegor. Hos oss arbetar vi med att få samhällen, människor, djur, natur och kulturvärden att fungera både idag och i framtiden. Många pratar om hållbarhet men vi arbetar med det varje dag. Vill du vara med?

ARBETSUPPGIFTER
Är du en serviceinriktad och noggrann administratör med erfarenhet av registrering och ärendehantering? Vill du vara med och bidra till Länsstyrelsens ärendehantering tillsammans med ett härligt gäng med mycket kompetens och arbetsglädje och som värdesätter samarbete? Då har du hittat rätt!

Som ärendekoordinator arbetar du tillsammans med kollegor i ett team. Du kommer huvudsakligen att arbeta med ett samlat digitalt ärendeflöde och ge dagligt stöd i frågor kopplade till ärendehantering mot både myndighetens verksamheter och våra externa kontakter. Det innebär att registrera och digitalisera inkomna handlingar, expediera handlingar, bevaka delgivningar och ge stöd, ge information och utbilda i vårt diarieföringssystem Platina. Viss form av receptionsarbete kan också förekomma.

Ärendeserviceenheten är en spännande arbetsplats med både utmaningar och möjligheter.
Enheten har hand om Länsstyrelsens digitala dokument- och ärendehantering, arkivbildning samt arkivvård och är en del av Avdelningen för verksamhetsstöd. Uppdraget är att arbeta med ett samlat digitalt ärendeflöde och vara ett administrativt stöd för myndigheten. Även utvecklingsfrågor kopplade till Länsstyrelsens mål att bli en modern, digital myndighet är en del av vårt uppdrag. Vi ser distansarbete som en möjlighet när det fungerar för verksamheten.

Placeringsort är Göteborg eller Vänersborg.

KVALIFIKATIONER
Du har gymnasieutbildning och behärskar svenska i både tal och skrift. Vi söker dig som har arbetat med liknande arbetsuppgifter inom offentlig förvaltning. Du har aktuell arbetslivserfarenhet av registreringsarbete, diarieföring och dokumenthantering och haft detta som dina huvudsakliga arbetsuppgifter.
Du har även erfarenhet av att expediera handlingar och utlämnande av allmänna handlingar. Du behöver ha en grundläggande kunskap om relevant lagstiftning som till exempel dataskyddsförordningen, offentlighet- och sekretesslagen samt förvaltningslagen.

Det är meriterande om du har arbetslivserfarenhet av ärendehanteringssystemet Platina.

Du gillar och har förmåga att ge god service och kommunicera lyhört och prestigelöst. Du vill bidra till god förvaltning och det innebär att du är påläst, noggrann när det gäller att följa regler samt uthållig när det gäller att sköta stora mängder av samma uppgift, hitta effektivare lösningar och möta dem vi är till för.

I rollen behöver du ha förmåga att arbeta självständigt, men också att planera, lösa uppgifter och utveckla arbetssätt tillsammans med dina kollegor. Du behöver kunna prioritera och planera om.
Du har ett hälsosamt förhållningssätt till arbetet, vilket märks bland annat på hur du planerar och genomför dina uppgifter. Som person ligger ditt fokus på möjligheter och lösningar snarare än hinder och du har en sund distans till arbetet.
Utöver erfarenheterna och förmågorna som vi har beskrivit här ovan behöver du vara van vid digitala verktyg och arbetssätt.

Vi fäster stor vikt vid den personliga lämpligheten och ser det som självklart att du bidrar till ett gott arbetsklimat.


ÖVRIGT
Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.