Vikarierande Arkivarie/arkivadministratör med registratorsuppgifter

Stenungsund, det goda samhället med framtidstro och utveckling med människan och naturen i centrum.

Stenungsunds kommun är en expanderande kustkommun med cirka 27 000 invånare, ett starkt näringsliv, boendemiljöer nära havet och goda kommunikationsmöjligheter. Kommunen har ett välutvecklat kultur- och föreningsliv samt bra förutsättningar för friluftsliv och rekreation. Helhet, öppenhet, delaktighet och insyn är kommunens ledord.

Kommunens vision är att vi ska bli 35 000 invånare år 2035. Stenungsunds kommun ingår i Göteborgsregionens kommunalförbund som är ett forum för samarbete och erfarenhetsutbyte samt i ett antal andra mellankommunala samarbeten.

Kommunen är organiserad i en förvaltning med fyra sektorer. I sektor stödfunktioner ingår bland annat kommunövergripande specialister, ekonomi, personal, kommunikation, administration och digitalisering, fastighet och service. Stödfunktionernas uppdrag är att underlätta för kommunens sektorer att fokusera på sin verksamhet.

Som arkivarie/arkivadministratör arbetar du inom sektor stödfunktioner i funktionen Administration och Digitalisering där kansli och överförmyndarenhet ingår. Kanslienheten är en stödfunktion vars ansvarområde spänner över alla sektorer och styrs av ett flertal författningar, regler och riktlinjer.

Kansliet ansvarar för kvalificerad kommuncentral administration i form av arkivhantering, juridik, dokument- och ärendehantering, kommunförsäkring, val, nämndadministrativt stöd samt administrativa stöduppdrag till förvaltning och politiker.
Inom kansliet arbetar 9 personer; kommunsekreterare, nämndsekreterare/utredare, kommunjurister, försäkringsrådgivare, systemutvecklare, arkivarie och registrator.

Vår arkivarie ska nu vara föräldraledig och vi söker därför någon som kan utföra hennes arbetsuppgifter. Det är ett vikariat på ett år.

Det team du kommer att ingå i präglas av arbetsglädje, kvalitetsmedvetenhet och professionalitet. Tillit, förtroende och samverkan är nyckelord inom vår enhet. Vi delar med oss och hjälper varandra för att lyckas med vårt uppdrag.

ARBETSUPPGIFTER
Som arkivarie/arkivadministratör på kansliet i Stenungsund kommer du vara ett verksamhetsnära stöd i ärende- och dokumenthantering för alla sektorer inom kommunen. Stödet omfattar huvudsakligen att vara rådgivande i arkivfrågor och arbeta med uppgifter som t. ex. gallringsutredningar, styrdokument och handledningar, ordnings-och förteckningsarbete, utredningsuppdrag och andra administrativa uppgifter inom området.

Arbetet inkluderar även registratorsuppgifter så som att ta emot, klassificera, diarieföra handlingar i kommunens ärende- och dokumenthanteringssystem samt att avsluta ärenden och arkivera handlingar i avdelningens arkiv.

Service och bemötande är en viktig del av arbetet då du som arkivarie/arkivhandläggare ska vara ett internt stöd, men även ett externt stöd då det handlar om att vara behjälplig vid förfrågningar om att ta del av allmänna handlingar.

Du förväntas arbeta självständigt men också i nära samarbete med vår registrator och övriga medarbetare på kansliet för att utveckla och utbilda inom ärende- och dokumenthantering.

Du kommer att ha systemförvaltande uppgifter såsom datahantering och registerhållning och tar en aktiv del i arbetet med kommunens e-arkiv.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som är utbildad arkivarie eller dig med erfarenhet av att arbeta med arkivfrågor och registratur. Du har högskoleutbildning inom området, alternativt annan högskoleutbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.

Du har ett stort intresse för hanteringen av allmänna handlingar.

Det är av stor vikt att du har god kunskap om den lagstiftning och de förordningar som reglerar hanteringen av allmänna handlingar och om lagstiftning kring offentlighet och sekretess. Du har goda kunskaper i Officepaketet och uttrycker dig väl i både tal och skrift på både svenska och engelska.

Meriterande för tjänsten är om du har erfarenhet av att arbeta inom en politiskt styrd verksamhet, digitalisering, e-arkiv, ärendehanteringssystem och arbete med arkivarieuppgifter inom offentlig sektor. Om du har erfarenhet av att arbeta i dokument- och ärendehanteringssystemet Evolution är även detta meriterande.

Som person är du ansvarsfull, noggrann, strukturerad och har generellt god administrativ förmåga. Du trivs med att arbeta efter rutiner, riktlinjer och regler. Du är lösningsfokuserad, har god förmåga att arbeta både självständigt och med andra samt att lära ut. Du har lätt för att uttrycka dig i tal och skrift och har god förmåga att snabbt överblicka skriftlig information för att kunna göra en kortfattad beskrivning som är sökbar.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet och att du har en profil/egenskaper som passar in i arbetsgruppen.

ÖVRIGT
Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Vi använder e-rekrytering för att effektivisera och kvalitetssäkra rekryteringsarbetet. Alla dina uppgifter sparas på ditt CV-konto och du kan enkelt logga in och uppdatera dina uppgifter när du vill. Fyll därför i dina uppgifter så omsorgsfullt som möjligt för att ge en rättvisande bild av dig själv.

Varmt välkommen med din ansökan!