Vikarierande assistent med varierande arbetsuppgifter

Är du en nyfiken och trygg administratör med intresse för internationella frågor och har du rentav arbetat i en internationell miljö, då letar vi efter dig!
 
Nordiska Afrikainstitutet (NAI) är en svensk myndighet som sorterar under Utrikesdepartementet. Vi finns i Uppsala. Hos oss jobbar ett fyrtiotal personer från ett tjugotal länder. Vårt uppdrag är att bygga och sprida kunskap om samhällsutmaningar i det moderna Afrika. Vi är forskare, bibliotekarier, kommunikatörer och administratörer. Våra främsta målgrupper är nordiska beslutsfattare, men även Afrikaforskare i Norden och i Afrika. Vi stöds av regeringarna i Sverige, Finland och Island.
 
Du är metodisk och serviceinriktad. Du har arbetat med administration eller chefsstöd ett par år men ser fortfarande möjligheter till förbättring och välkomnar idéer som kan utveckla arbete. Vi är en relativt liten arbetsplats, så alla rycker in när det behövs. Inte bara med att boka externa möten och ta anteckningar utan också med att diskutera förbättringar i våra rutiner, i våra digitala verktyg och hur vi kan samarbeta mellan våra enheter. 
 
Enheten för Förvaltning och verksamhetsutveckling arbetar med följande områden: Ekonomi, HR, lokaler, IT/telefoni, arkivfrågor, upphandling, årsredovisning och samordning av externa samarbetspartners inom det administrativa området. Vi är varandras bollplank och alla bidrar med viktiga perspektiv i utvecklingen av vår förvaltning såväl som vår verksamhetsutveckling. 
 
Låter det som du? Då vill vi höra av dig!
Huvudsakliga arbetsuppgifter

• Administrativt stöd till institutets direktör kopplad till möten, schemaläggning, resor och andra aktiviteter.
• Organisera och följa upp från våra möten med vårt forskningsråd samt vara kontaktperson för rådets medlemmar.
• Delta i styrningen av vår årliga verksamhetsplanering och rapportering genom sammanställning av rapporter och bakgrundsdokumentation.
• Producera och uppdatera dokumentation, stödja utveckling och uppföljning av planerings- resultat- och rapporteringsprocesser.
• Andra administrativa uppgifter som delegerats av enhetschefen för Förvaltning och verksamhetsutveckling eller av direktören
• Ingå i en av institutets interna arbetsgrupper

Krav för denna tjänst

• Stor erfarenhet av administrativa uppgifter
• Vana vid att arbeta strukturerat och lösningsorienterat
• Erfarenhet av att ha arbetat med administration inom offentlig verksamhet eller liknande
• Mycket god planerings- och organisationsförmåga
• Mycket god samarbetsförmåga
• Förmåga att både kunna arbeta självständigt och i team
• Förmåga att prioritera, planera och organisera arbetet
• Utmärkt förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska och engelska
• Förmåga att hantera olikheter och skapa förtroendefulla relationer
• Akademisk examen inom lämpligt område så som internationella frågor, ekonomi eller liknande.

Önskvärda erfarenheter

• Erfarenhet från internationellt präglad verksamhet
• Erfarenhet inom forskningsadministration
• Erfarenhet av att vara chefsassistent
• Intresse för internationella och/eller samhällsvetenskapliga frågor
• Erfarenhet av digitaliseringsfrågor
• Förutom kloka, trevliga och engagerade kollegor erbjuder vi:
• Möjlighet till visst arbete hemifrån
• Generöst friskvårdsbidrag
• Gemensam frukost varje onsdag
• Vackra omgivningar i botaniska trädgården och återkommande gemensamma aktiviteter, som deltagande i sportevenemang, biobesök, julfest med mera.

Om anställningen
Tidsbegränsad anställning på 2 år. Placering i Uppsala. Startdatum enligt överenskommelse. Läs mer om att arbeta på Nordiska Afrikainstitutet på vår webbplats.
 
Kontaktpersoner
Dan Åkhagen HR. Fackliga representanter: Johan Sävström (OFR/ST) och Henrik Alfredsson (Saco-S). Samtliga kontaktpersoner kan nås via +46 18 471 52 00 eller genom nai@nai.uu.se.  Mer information om vår pågående forskningsverksamhet, stipendier, bibliotekstjänster och publikationer finns på institutets hemsida: www.nai.uu.se.
 
Ansökan
Var vänlig skicka in ett komplett CV och ett personligt brev via vårt rekryteringssystem, länk nedan. Sista ansökningsdag: 7 juni 2022. Institutet främjar lika villkor.