Vikarierande Ledningssekreterare

Vi söker nu en vikarierande ledningssekreterare som vill hoppa rakt in i det administrativa arbetet och vara ett stöd till sina kollegor genom att både förenkla och förtydliga interna rutiner, samt lösa praktiska utmaningar i vardagen. Tjänsten är ett vikariat för att täcka upp under tjänstledighet men också en nyutveckling då vi under våren och sommaren kommer ta hem ekonomisk redovisning till kansliet.

LSU är samarbets- och intresseorganisationen för Sveriges ungdomsorganisationer. Vi är en mötesplats inriktad på ledarskap, organisationsutveckling, påverkansarbete och ungdomspolitik. LSU har en vision om en demokratisk värld där alla unga är organiserade och har makt över sina liv och samhällsutvecklingen.

Vi söker

Vi söker dig som vi tror är ny på arbetsmarknaden och längtar efter att få jobba med olika praktiska servicefunktioner så som bokningar, beställningar, dokumenthantering, protokoll och mappsystem. Du har grundläggande kunskap om bokföring och ekonomisk redovisning och skulle tycka det var roligt att tillsammans med nya kollegor bygga upp ett nytt internstödsteam som leds av kanslichefen. Kanske har du nyligen gått ett administrativt program på gymnasiet? Vi tror att du också kanske har erfarenhet av ett operativt uppdrag eller ideellt arbete i någon av våra medlemsorganisationer. Du har sannolikt engagerat dig i administrativa och praktiska sysslor runt årsmöten, rese-, event/lägerbokningar och löpande styrelseadministration. Du kanske har varit ideell kassör eller styrelsesekreterare - det är erfarenhet som vi värderar starkt!

Vi ser att du har förmåga att kunna ”växla upp” vid fartfyllda perioder och hantera flera olika typer av ärenden när situationen och tidsramarna kräver det, och att du kan ”växla ner” och förse dig med saker att göra i de perioder tempot går ner och ”Att-göra-listan” krymper - och du tycker förmodligen att båda sakerna är rätt härliga.

Du tycker att det är motiverande att få både kortare och längre uppgifter som kopplar till varierande projekt från olika personer eller uppdragsgivare.

Du är prestigelös, administrativt praktisk och gillar att lösa saker snabbt samtidigt som du är noggrann med dokumentation och gillar att skapa spårbara kedjor av information. Du är serviceinriktad, pålitlig, påhittig och du kan se och glädjas över dina och andras resultat.

Om tjänsten

Som ledningssekreterare kommer du att arbeta främst med ledningsgruppen på LSU och ditt arbete är att vara ett stöd till cheferna i organisationen. Du kommer utföra ditt arbete nära styrelsen och övriga kanslister och fungerar där som ett praktiskt och operativt administrativt stöd på uppdrag av ledningsgruppen. Ditt arbete är ofta att plocka upp praktiska trådar eller lösa tillfälliga utmaningar och sedan bolla vidare delar av genomförandet till någon annan.

I arbetet ingår att skriva minnesanteckningar, protokoll och olika rutiner, därför är det viktigt att du är trygg med svenska som skriftspråk och att du kan kommunicera på både svenska och engelska. Du kommer att arbeta i Microsoft Office 365 och vi ser att du har en såpass god kännedom om flertalet olika appar som ryms inom det paketet att du med enkelhet kan stötta dina kollegor när det krånglar kring olika funktioner. Du kommer även att arbeta i Fortknox och Centsoft.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Tjänsten är placerad i vårt nya team för internstöd med kanslichefen som närmsta chef och styrelseadministration som en tydlig prioritering.

Arbetsuppgifter

- Skriva anteckningar, mötesanteckningar och protokoll
- Skapa mallar och rutiner i främst word och outlook
- Attestera och kontera i våra ekonomiska program
- Uppdatera register, pärmar och avtal
- Ha kontakt med olika leverantörer och sammanställa offert-förslag
- Skapa och upprätthålla olika mappsystem och digitala lösningar för internorganisation
- Övriga administrativa ad hoc-uppgifter


Kunskap och erfarenheter

- Office 365 i mac-miljö
- Erfarenhet av olika administrationsuppgifter
- Vana av att stärka upp andras verksamhet med praktisk administration
- Viss erfarenhet av folkbildningsverksamhet och/eller föreningsutveckling
- Relevant gymnasieutbildning med administrativ inriktning eller motsvarande kompetens som arbetsgivaren bedömer som likvärdig


Kompetenser och förmågor

- Tar med lätthet kontakt med nya människor och organisationer
- Prestigelös
- Samarbetsvillig
- Förmåga att prioritera och sortera
- Handlingskraftig och tekniskt nyfiken
- Söker utan problem efter ny kunskap och gillar att lösa utmaningar
- Kommunicera med lätthet både över telefon och e-post
- Lätt att avsluta påbörjade saker, avrapportera dem och gå vidare


Meriterande erfarenheter

- Formell administrativ serviceutbildning
- Erfarenhet av att organisera gräsrotsförening
- Flerspråkighet
- Kassörs- eller sekreteraruppdrag i ungdomsorganisation
- Särskilt goda kunskaper i Excel, Sharepoint och/eller Teams
- Erfarenhet av programmen Fortknox, Centstoft och Oxceed
- Erfarenhet av att arbeta med ett tillgänglighets- och inkluderingsperspektiv som arrangör
- Erfarenhet av normkritik och ett postkolonialt perspektiv
- Kunskap kring EU:s datalagringsdirektiv och hur personuppgifter skall hanteras




Anställningsform: Vikariat, med möjlighet till förlängning

Omfattning: 100 % av 37,5 timmars arbetsvecka, helgarbete förekommer ca en helg i månaden och med undantag även visst kvällsarbete.

Tillträde: snarast, enligt överenskommelse

Placering: i Stockholm

Ansökan: behandlas löpande

Individuell lönesättning. Arbetsvillkoren följer arbetsplatsens kollektivavtal. LSU eftersträvar en mångfald av perspektiv, förmågor och erfarenheter och ser därför gärna en bredd av sökanden.



Om LSU och vad vi erbjuder dig

Hos LSU finns en organisationskultur som genomsyras av värderingsfrågor, ett stort individuellt ansvar och möjlighet till utveckling. Det är en organisation med korta beslutsvägar och en inspirerande arbetsmiljö med engagerade medarbetare. LSU har stor erfarenhet av att arbeta med metodutveckling och ett brett kontaktnät hos civilsamhällets aktörer. Vi kan erbjuda en spännande och dynamisk arbetsplats som innebär stora möjligheter att stärka ungdomsrörelsens förutsättningar och genomslagskraft.



Om du är intresserad av tjänsten

Ansök så fort du kan, vi plockar in kandidater löpande och planerar att tillsätta tjänsten när vi funnit vad vi söker. Sök genom att klicka på "Skicka ansökan", fylla i dina uppgifter och bifoga ett personligt brev och CV. Vi ...