Vikarierande Personaladministratör vid Internationella miljöinstitutet

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns cirka 46 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.




Internationella Miljöinstitutet är en internationell enhet inom Lunds universitet med ca 50 medarbetare från mer än 15 länder.

Vi driver två internationella mastersprogram med studenter från hela världen och samarbetar med andra forskare i nationella såväl som internationella forskningsprojekt. För mer information se www.iiiee.lu.se. 

Internationella miljöinstitutet söker nu en Personaladministratör för ett vikariat.



Arbetsuppgifter

Vi söker en personaladministratör som tycker om att arbeta brett och självständigt med olika arbetsuppgifter inom personaladministration och ledningsstöd, men även strategiskt inom tex arbetsmiljöfrågor och lika villkor. Du arbetar som nära stöd till föreståndare, ledningsgrupp, projektledare och personalen i personalfrågor. Du är också ett ledningsstöd genom arbetet med institutets två styrelser.

Dina arbetsuppgifter kommer att vara:

- Löpande personalärenden
- Fungera som stöd åt chefer och anställda i personalärende
- Handlägga rekryterings- och anställningsärenden i universitetets administrativa system samt handlägga doktorandanställningar som t.ex. förlängningar
- Hantera arvoden samt timanställningar
- Granskning av ärenden i personaladministrativa systemet Primula, t ex ledigheter, entlediganden, semesterhantering m.m.
- Administration runt påbörjande samt avslut av anställning
- Ansvara för grundläggande introduktion till arbetsplatsen för samtliga nyanställda
- Introducera utländska anställda och utländska gäster och bistå med information kring t.ex. personnummer, frågor rörande uppehålls- och arbetstillstånd, samt löne- och försäkringsfrågor
- Tillsammans med prefekt driva institutets arbete inom arbetsmiljö, jämställdhet och lika villkor
- Arbete med institutets två styrelser. Administrativt stöd till styrelsernas ordförande och koordinering av styrelsemöten. Protokollföra samt ta fram underlag inför styrelsemötena.
- Administrativa uppgifter såsom att granska reseräkningar och löneunderlag, katalogansvarig i Lucat, diarieföring och arkivering.



Krav

Vi söker dig som har:

- Erfarenhet av personaladministration och ledningsstöd, företrädesvis inom universitetet.
- Examen från personal- och arbetslivsprogrammet eller annan examen som arbetsgivaren bedömer motsvarande
- Erfarenhet av strukturerat arbete och planering
- Kunskaper om lagar och avtal kring personalområdet
- Mycket god datorvana och förmåga att lära dig hantera nya administrativa system
- God förmåga att kommunicera och förmedla information om personalfrågor och administration i organisationen
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift

Som person är du ansvarsfull, tydlig och lösningsfokuserad. Du är prestigelös och tycker om att arbeta med varierade uppgifter från administration till mer strategiskt arbete. Du har lätt att skapa kontakter, kommunicera med olika personer och ger ett förtroendeingivande intryck.



Övriga meriter:

Utöver ovan är det meriterande om du har:

- Erfarenhet av personaladministrativt arbete inom högskolesektorn och kännedom om Lunds universitets avtal och regelverk
- Erfarenhet av kontakter med myndigheter såsom Migrationsverket, Försäkringskassan och Skatteverket
- Erfarenhet av styrelsearbete
- Erfarenhet av arbete i en internationell organisation
- Arbete i personal- och/eller lönesystem
- Erfarenhet av arbete med reseräkningar

Erfarenhet av Lunds universitets administrativa system som t.ex. Varbi, Primula, Lucat, DFS/W3D3

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Vi söker dig som gärna samarbetar och som har förmåga att självständigt kunna lägga upp ditt arbete. I arbetet ingår en mängd sociala kontakter vilket ställer krav på en god samarbetsförmåga och förmåga att kommunicera på ett lyhört sätt. Vi söker dig som har en god förmåga att strukturera, organisera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt.



Villkor

Vikariat under föräldraledighet, start omgående eller enligt överenskommelse fram till 230831. Tjänsten är på 100%.



Instruktioner för ansökan

Ansökan bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc).

 

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.