Vikarierande personalsamordnare till inst för laboratoriemedicins kansli

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns cirka 44 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Medicinska fakulteten är ett verksamhetsområde inom Lunds universitet, med ansvar för utbildning och forskning inom medicin, vård och hälsa. Utbildningen sker i nära samverkan med sjukvården och är väl förankrad i fakultetens starka forskningstradition. Fakultetens forskning spänner över ett brett fält inom experimentell grundforskning, patientnära klinisk forskning och hälsovetenskaplig forskning. Medicinska fakulteten, med drygt 1800 anställda och 2700 studenter i Lund, Malmö och Helsingborg, är en kunskapsintensiv mötesplats för studenter, lärare och forskare från hela världen.

Institutionen för laboratoriemedicin (ILM) är en av sex institutioner vid Medicinska fakulteten. Vi bedriver ledande forskning inom det laboratoriemedicinska fältet med fokus på hur sjukdomar uppkommer och hur vi kan förbättra patienters diagnostik och behandling. Några av våra starkaste områden med forskning i världsklass, handlar om cancer-, genetik- och blodforskning.



Om institutionen för laboratoriemedicin (ILM)

ILM har ett kansli bestående av 13 medarbetare varav en administrativ koordinator, en kommunikatör, tre personalfunktioner och sju personer som arbetar med ekonomi som alla leds av en administrativ chef.

Kansliets främsta arbetsuppgift är att stödja verksamheten, ett stöd som består av att bistå och ge råd i diverse ärenden. Detta görs med utgångsläge som grundar sig i god kännedom om de lagar och regler som gäller för organisationen och det behov som verksamheten har. Läs mer om den forskning som bedrivs av forskargrupperna vid institutionen https://portal.research.lu.se/portal/sv/organisations-units/department-of-laboratory-medicine(98a8f726-32a4-4eab-b6d7-9abbed50dfc2).html.

Inom kansliet vid ILM värnar vi om en god arbetsmiljö där alla är lika värda. För oss är både den fysiska och den sociala och organisatoriska arbetsmiljön viktig. Vi arbetar för att förebygga ohälsa och olycksfall och har nolltolerans mot kränkande särbehandling, för oss är det viktigt att du känner dig trygg på din arbetsplats. Vi följer de regler och riktlinjer som LU satt upp, dessa kan du läsa mer om https://www.medarbetarwebben.lu.se/anstallning/arbetsmiljo-och-halsa.

Vi söker dig som har erfarenhet av att ge service inom personalområdet, och som trivs i både en praktisk och rådgivande roll. Som vår vikarierande personalsamordnare kommer du att ingå i vår härliga HR-grupp. Anställningen är ett föräldravikariat på heltid och kommer att pågå under 1 års tid. Önskat startdatum är den 1 december 2021, eller enligt överenskommelse. 

Arbetsuppgifter

Du kommer att jobba nära institutionens två personalfunktioner, en personalsamordnare och en personaladministratör, samtidigt som du kommer behöva arbeta självständigt med personalfrågor från verksamhetens chefer, anställda och gäster. Du behöver kunna jobba generellt med HR-frågor, då alla personalfunktioner är back-up för varandra, men vara vår specialist på rekryterings- och arbetsrättsliga frågor och specifikt ha hand om följande:

- Rekryteringar
- Handläggning av förlängningar av doktorandanställningar
- Hantering av varsel vid tidsbegränsade anställningar
- MBL-förhandlingar och uppsägningar
- Verksamhetsförändringar
- Lönehantering så som lönerådgivning, lönerevision, uppdragstillägg och arvoden
- Utlandsstationeringar
- Handlägga läraranställningar, befordringsärenden och adjungeringar
- Handläggning av stipendier
- Ledigheter och entlediganden
- Introduktion av nyanställda
- Hantering av utländska gäster
- Registrering i våra personalsystem och svara på frågor kring dessa (Primula, Varbi, Adato)
- Diarieföring (W3D3) och arkivering

Ytterligare arbetsuppgifter inom personalområdet och generell administration kan tillkomma.

Kvalifikationer

För tjänsten krävs:

- Högskoleexamen inom personal- och arbetslivsfrågor eller annan utbildning/yrkeserfarenhet som bedöms likvärdig
- Dokumenterad god erfarenhet inom arbetsrätt och rekrytering
- Dokumenterad god administrativ förmåga
- Digital mognad och en vana och intresse för att arbeta i datasystem
- Dokumenterade goda kunskaper i svenska och engelska, både muntligt och skriftligt

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper. Arbetsuppgifterna kommer att utföras i mycket nära samarbete med övriga medlemmar i och utanför kansliet, därför är mycket god samarbetsförmåga ett krav. Tjänsten kräver också att du har en god kommunikationsförmåga eftersom institutionen har en internationell miljö. För att kunna hantera arbetsuppgifterna på ett kvalificerat arbetssätt krävs att du är personen som tar ansvar för dina ärenden genom att se till att dessa på ett korrekt och effektivt sätt fullföljs från start till slut. Vidare krävs att du är strukturerad och kan prioritera bland dina arbetsuppgifter.

Meriterande för tjänsten är:

- Tidigare erfarenhet från högskolesektorn
- Tidigare erfarenhet från våra personalsystem; Primula, Varbi och Adato.

Vi ser gärna att du är personen som ser möjligheter och lösningar när hinder uppstår och att du har ett förebyggande och positivt förhållningssätt. Önskvärt för tjänsten är att du är noggrann och samvetsgrann, men samtidigt pragmatisk inför unika situationer som uppstår. Eftersom du kommer jobba tillsammans med vårt kansli och verksamhetens medarbetare är det viktigt att du är en person som kan se till andra människors perspektiv och värdesätta de mjuka värdena.

Instruktioner för ansökan

Ansökan ska innehålla ett personligt brev där du beskriver hur du uppfyller eftersökta kvalifikationer, ett CV samt examensbevis.

Övrigt

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång. Välkommen med din ansökan! Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.