Vikarierande Projektadministratör

Om myndigheten
Forum för levande historia är en myndighet under Kulturdepartementet. Vårt uppdrag är att vara ett nationellt forum som ska främja arbete med demokrati och mänskliga rättigheter med utgångspunkt i Förintelsen. Myndigheten har särskilt till uppgift att informera om Förintelsen och kommunistiska regimers brott mot mänskligheten, samt att sträva efter att stärka människors vilja att aktivt verka för alla människors lika värde.

Genom seminarier, föreläsningar, workshops, utställningar med mera vill vi bidra till att skapa reflektion, dialog och lärande om historia och nutid. Vi är 40 medarbetare, och vårt kontor och vår publika lokal finns i Gamla stan, Stockholm, men verksamheten bedrivs i hela landet.Forum för levande historia söker en vikarierande projektadministratör
 

Just nu söker vi en erfaren projektadministratör som ska vikariera för en av våra kollegor som ska vara föräldraledig. Tjänsten är en heltidstjänst och är placerad på avdelningen för uppdrag och forskningssamordning. Den är nära kopplad till myndighetens arbete med fortbildning, seminarier och erfarenhetsutbyten för offentliganställda kring frågor som rör rasism och hbtqi-fobi.



Om tjänsten
I din roll som projektadministratör arbetar du med att genomföra koordinerande och administrativa delar i större projekt och löpande verksamhet som myndigheten bedriver. Arbetet innefattar bland annat att stödja projektledare med administration i samband med externa aktiviteter. Det innefattar arbetsuppgifter som att boka lokaler, catering och andra tjänster, hantera inbjudningar, anmälningar och uppföljningsarbete i form av minnesanteckningar, utskick av enkäter, sammanställa och analysera utvärderingar och liknande. Koordinering av konsulter som arbetar med olika fortbildningsuppdrag, avtalshantering, uppdatering av information rörande fortbildningar till inblandade aktörer samt rapportering och sammanställning av statistik och kvalitativa data ingår också i arbetsuppgifterna. Tjänsten innebär även ansvar för förvaltning och utveckling av vissa IT-system som stödjer verksamheten, till exempel för enkäter. I arbetet ingår också i vissa fall budgetansvar. De administrativa uppgifterna är ofta del av regeringsuppdrag, vilket innebär att du även stöttar administrativt vid återrapportering till uppdragsgivaren.

Vi söker dig som är en noggrann, kvalitetsmedveten och nyfiken administratör med förmågan att driva på och utveckla effektiva arbetssätt och rutiner för dig själv och dina kollegor. Du trivs med att arbeta tillsammans med andra och är duktig på att kommunicera både internt och externt. Du trivs med ett varierande arbete och har en utpräglad känsla för service. Du tar ansvar, både för dina specifika arbetsuppgifter och för helheten. 

Kvalifikationer
För att vara aktuell för tjänsten krävs:


• Relevant eftergymnasial utbildning
• Minst två års erfarenhet av att arbeta i en administrativ koordinerande roll med utåtriktade arrangemang
• Har erfarenhet av att skapa rutiner för administration
• God datorvana med mycket god kunskap i Officepaketet och särskild erfarenhet av Excel
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska

Meriterande
Det är meriterande om du också:


• Har erfarenhet av att arbeta med och intresse för frågor som relaterar till Forum för levande historias uppdrag
• Har arbetat i offentlig sektor
• Har erfarenhet av att sammanställa utvärderingar och att arbeta med enkätverktyg som till exempel Quesstback
• Har erfarenhet av upphandling och avtalsskrivning inom offentlig sektor
• Har erfarenhet av arbete som regleras av GDPR
• Erfarenhet av budgetarbete
• Har vana av att arbeta i digitala mötesplattformar som Skype, Teams, Zoom och Meet
• Har god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på engelska

Om anställningen
Tjänsten är ett vikariat preliminärt från 17 januari 2022 och 15 månader framåt.

Har du frågor kring tjänsten är du välkommen att kontakta:
Mikael Botnen Diamant, Vik. Avdelningschef, Uppdrag och Forskningssamordning, 08-120 228 21
Mary Myklebust, Facklig kontakt ST, mary.myklebust@levandehistoria.se
Meriam Chatty, Facklig kontakt SACO, meriam.chatty@levandehistoria.se

 Forum för levande historia strävar efter en jämn könsfördelning och välkomnar alla sökande, oavsett könsidentitet eller uttryck. Myndigheten vill även ta tillvara de kvaliteter som etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten. Eftersom vi är en liten arbetsplats så kommer vi att lägga en stor vikt vid personlig lämplighet, framförallt på samarbetsförmåga. Vi förutsätter att du delar våra värderingar kring demokrati, tolerans och alla människors lika värde och rättigheter.

 

 

 

 

 

 

 

 

 
Forum för levande historia strävar efter en jämn könsfördelning och välkomnar alla sökande, oavsett könsidentitet eller uttryck. Myndigheten vill även ta tillvara de kvaliteter som etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten. Eftersom vi är en liten arbetsplats så kommer vi att lägga en stor vikt vid personlig lämplighet, framförallt på samarbetsförmåga. Vi förutsätter att du delar våra värderingar kring demokrati, tolerans och alla människors lika värde och rättigheter.