Vikarierande receptions- och konferensansvarig

Botkyrka kommun är Stockholmsområdets femte största kommun med drygt 90 000 invånare. Omtalade kultur-, demokrati- och upplevelsesatsningar, expansivt näringsliv samt ung och internationell befolkning, gör Botkyrka till en händelse- och variationsrik kommun med plats för nytänkare.

Xenter Botkyrka är en mötesplats för lärande, kreativitet och utveckling med flera yrkeshögskoleutbildningar inom media, ekonomi, säkerhet och grafisk produktion, samt fyra estetiska spetsutbildningar på gymnasiet. Xenter är en utbildningsenhet inom Botkyrka kommun och har ett omfattande nätverk inom näringslivet med vilket man nära samarbetar i utformningen av utbildningarna. Xenter utvecklar ständigt ny utbildningsdesign och lärmodeller. Vi har också en omfattande event- och konferensverksamhet.

Tjänsten är placerad vid den administrativa avdelningen på Xenter inom förvaltningen Arbetsmarknads och Vuxenutbildningsförvaltningen - AVUX i Botkyrka kommun.

Uppdraget är att utveckla, förvalta och samordna arbetet i Xenters reception samt för Xenters konferensverksamhet.

Xenters huvuduppdrag är lärande inom yrkeshögskola, estetiska spetsutbildningar, mediepedagogik, event och konferens samt uppdragsutbildningar. Vi producerar både kunskap, produkter och tjänster med hjälp av våra nyckelkompetenser inom media, teknik och ekonomi. Vi har starkt fokus på att rusta Botkyrkabor för arbete, studier eller kompetensutveckling.

Medarbetarna på Xenter skall ha ett starkt stöd från ledningen och stödfunktionerna för att genomföra och utveckla sina verksamheter.


ARBETSUPPGIFTER
Ditt uppdrag är att ansvara för Xenters reception. Du och övriga medarbetare i receptionen är i många fall Xenters ansikte utåt. Du kommer att samordna arbetet i receptionen, inte minst vad gäller lokaluthyrning och lokalbokning för såväl externa kunder som interna kunder och medarbetare. Du kommer också ha det operativa ansvaret för Xenters konferensverksamhet. Vilket bl.a. innebär konferensbokningar och att hjälpa och stödja våra kunder så att de får rätt service och omhändertagande i såväl planering som genomförande av konferenser.



KVALIFIKATIONER
Inom Xenter pågår ett kontinuerligt förändringsarbete i syfte att hela tiden förbättra Xenters verksamhet för att kunna möta såväl Xenters interna som omvärldens behov. Du förväntas kunna driva arbetet med en hög grad av självständighet och du rapporterar direkt till den administrativa chefen. Viss arbetsledning ingår också i uppdraget.

För att lyckas med jobbet tror vi att du har relevant eftergymnasial utbildning eller motsvarande. Du kommer att vara en av de första personer som våra kunder och konferensdeltagare möter. Därför är det viktigt att du tycker om att ha med andra människor att göra samt att du tycker om att ge stöd och service. Inte minst vill vi att du är lösningsfokuserad, kreativ och uppfinningsrik.

Det är också viktigt att du är vänlig, noggrann och bra på att hålla tider. Du kan tala och skriva svenska flytande på ett välvårdat sätt. Du behöver också kunna tala och förstå engelska. All rums- och konferensbokning sker via ett gemensamt datorsystem. Därför är det viktigt att du har en god datorvana.

Det är meriterande om du har dokumenterad erfarenhet av att planera, samordna och utveckla större sammankomster, möten och konferenser på ett professionellt sätt. Du skall också ha dokumenterad vana av kvalificerat receptionsarbete.

ÖVRIGT
Vår organisation ska kännetecknas av mångfald och återspegla samhällets struktur. Vi vet att olikheter berikar och välkomnar alla att söka jobb hos oss.

Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.