Vikarierande registrator

Botkyrka kommun är den sjätte största kommunen i Stockholms län och består av kommundelarna Alby, Fittja, Hallunda-Norsborg, Tullinge, Tumba och Vårsta-Grödinge. Botkyrka kommun har cirka 95 000 invånare och cirka 6 400 medarbetare.


Utbildningsförvaltningen ansvarar för förskola, fritidshem, grundskola, gymnasium samt grund- och gymnasiesärskola. Vi har drygt 3 200 medarbetare vid 45 förskolor, 22 grundskolor och fyra gymnasieskolor. Här finns ett stort engagemang för att alla barn och elever ska få undervisning av hög kvalitet, möjlighet att utvecklas och att nå sin fulla potential. I Botkyrka ser vi att framgång i skolan är nyckeln till ett gott liv och den starkaste skyddsfaktorn för framtiden.



Tjänsten och arbetsuppgifterna

Tjänsten är ett vikariat under föräldraledighet för ett år med möjlighet till förlängning.

Utbildningsförvaltningens kvalitetsenhet består av fyra team och din roll är placerad i teamet för utredning och kansli. Teamet består av fyra utredare, nämndsekreterare och registrator. Det dagliga arbetet leds av teamets samordnare och i övrigt direkt rapporterar du till närmsta chef.

Som registrator på utbildningsförvaltningen är du en nyckelperson med särskilda kunskaper om hur förvaltningen ska hantera handlingar, både offentliga och interna. Du behöver ha ett helhetsperspektiv med fokus på utveckling. Du är förvaltningens dataskyddsombud med ett särskilt ansvar att personuppgifter hanteras rätt. Du kommer att vara navet i förvaltningens informationshantering och måste kunna bedöma hur olika typer av information ska hanteras på ett juridiskt korrekt sätt.

I dina arbetsuppgifter ansvarar du för sedvanliga registratorsuppgifter såsom diariet, informationshanteringsplan, hantering av inkommande och utgående post och förvaltningsarkiv. Du arbetar med administrativa processer av olika slag, t.ex. skolskjutsfrågor, att skriva vissa tjänsteskrivelser och att organisera synpunktshanteringen inom utbildningsförvaltningen. Arbetet innebär en nära kontakt med chefer och medarbetare. Du fungerar som ett konsultativt stöd mot verksamheterna och ger råd och stöd i både system- informations- och ärendehanteringsfrågor utifrån de lagar och förordningar som styr dokumenthanteringen inom offentlig förvaltning. Vi ser även att rollen kräver en god samordningsförmåga.

I arbetet ingår att ha många och viktiga kontakter med medborgare, medarbetare inom kommunen och med andra myndigheter. Du arbetar närmast tillsammans med förvaltningens nämndsekreterare och ni bildar ett starkt team som ger ett professionellt administrativt stöd. I tjänsten ingår också att fungera som biträdande nämndsekreterare och det innebär att du kan ta ansvaret då nämndsekreteraren är frånvarande.

Du kommer även att ansvara för att analysera, utveckla och förbättra befintliga processer kring registratur, diarium och administration samt genomföra utbildningar och informationsinsatser inom ansvarsområdet. Du kommer att ingå i nätverk och utvecklingsgrupper som träffas regelbundet för samverkan, kunskapsdelning och utveckling.



Vi erbjuder dig
Vi är ett engagerat gäng som stöttar förvaltningens chefer och medarbetare så att det dagliga arbetet kan utföras effektivt och professionellt. Rollen som registrator/dokumentcontroller kan du själv påverka och utveckla, i dialog med chef och kollegor.

Du som söker till oss
Krav: Du har minst gymnasieexamen med påbyggnad inom registratur eller administration.
Du har arbetat med kvalificerat administrativt arbete samt registratur i minst två år. Du har god förståelse för hur det är att arbeta i en politiskt styrd organisation. Erfarenhet av dokumenthanteringsarbete i offentlig sektor är meriterande. Du har god administrativ förmåga, är noggrann och tycker om ordning och reda. Du är angelägen om att ge kollegor ett starkt administrativt stöd och medborgare en god service. För att lyckas i din roll som registrator drivs du av att förbättra och utveckla rutiner. Att ha ett intresse för utbildningsfrågor ser vi som positivt. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och din förmåga att arbeta självständigt men också i samverkan med andra.
Vi vill även att du ska ha god kännedom om offentlighetsprincipen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen, kommunallagen samt dataskyddsförordningen (GDPR).


Personliga egenskaper
Vem är du? För att trivas i rollen hos oss är du van att själv strukturera ditt arbete och ta ansvar för dina arbetsuppgifter och deadlines. Du är en samarbetsorienterad teamplayer som gillar att ge god service utifrån ett lösningsfokuserat angreppsätt. Du är en duktig kommunikatör och tycker om att skriva och förmedla information både enskilt och till grupper.

Om oss

Botkyrka är en kommun full av kontraster där storstadens förortsmiljö möter landsbygdens skogar, ängar, sjöar och havskust. I vår kommun talas ungefär 100 olika språk och här lever människor med bakgrund från världens alla hörn.


Vi strävar efter att Botkyrkaborna ska vara delaktiga i kommunens utveckling och det är deras behov, rättigheter och förutsättningar som leder oss i arbetet. Vi har medborgarens fokus i allt vi gör.


Vi är öppna, ansvarstagande, modiga och energiska och letar alltid efter nya kollegor som vill vara med och skapa framtidens Botkyrka. Vi erbjuder en inspirerande arbetsplats full av möjligheter där vi tillsammans skapar de bästa förutsättningarna för en hållbar framtid.


Är du vår nästa kollega? Välkommen till kommunen som är långt ifrån lagom!


Övrig information

Du som medarbetare är det viktigaste vi har för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag. Vi erbjuder därför en rad förmåner utöver den individuella lönen - för ett hållbart arbetsliv. Läs mer här: https://www.botkyrka.se/jobb-och-vuxenutbildning/jobba-hos-oss/vart-arbetsgivarerbjudande


Botkyrka kommun har beslutat att blivande medarbetare som kommer i kontakt med barn eller ungdomar eller barn under 18 år i verksamhet inom ramen för 9 § LSS ska visa utdrag ur belastningsregistret. Det gäller även för medarbetare inom gymnasieskolan, kultur- och fritidsverksamhet, hemtjänst, personlig assistans, servicehus samt vård- och omsorgsboende.


Vi arbetar med kompetensbaserad rekrytering för att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och därmed motverka diskriminering. Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring och undanber oss kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.