Vikarierande skolsekreterare till Komvux Malmö

Ref: 20230702

Arbetsuppgifter
Vi söker en skolsekreterare till Komvux i Malmö för ett vikariat på heltid mellan perioden maj 2023 - oktober 2024.

Som skolsekreterare ingår du i en administrativ grupp som ansvarar för alla elevadministrativa processer inom Komvux Malmö. Gruppen har övergripande ansvar för planering, uppföljning och utförande av elevadministrativa uppgifter på uppdrag av sektionschef. Vårt uppdrag är att leverera god, ändamålsenlig service som skapar värde för verksamheterna inom ramen för enhetens uppdrag. Du kommer bli en del av ett team på 17 personer som har ett gemensamt ansvar för elevadministrationen inom Komvux Malmö. Teamet är i sin tur indelat i flera mindre grupper som arbetar med olika ansvarsområden. I din roll blir du en viktig del av att se till att skolan får det administrativa stöd den behöver. 

Exempel på arbetsuppgifter i de olika teamen:


• elevadministration
• schemaläggning
• provsamordning
• handläggning av ärenden
• daglig kontakt och service till elever och personal på skolan
• utveckling och samordning av administrativa processer
• projektledning inom teamets ansvarsområden

Hos oss hjälps alla åt att skapa en god arbetsmiljö som kännetecknas av en vänlig, samarbetsinriktad och välkomnande kultur. Vi försöker säkerställa att både bredd och djup i kunskaper och kompetenser - att detta sprids bland medarbetarna i syfte att skapa en robust och lärande organisation. 



Kvalifikationer
Vi ser att du har:


• relevant kandidatexamen om minst 180 högskolepoäng
• minst två års erfarenhet av en administrativ roll
• dokumenterad erfarenhet av att självständigt ha utvecklat administrativa processer, gärna digitala.
• mycket god digital förmåga
• erfarenhet av att arbeta med administrativa system
• mycket god svenska i tal och skrift samt god engelska i tal och skrift.

Vi ser gärna att du har:


• erfarenhet av att representera verksamhet i t ex nätverk eller samarbete med externa aktörer
• aktuell erfarenhet av elevadministrativt arbete inom vuxenutbildning
• kunskap i Extens och Hypernet.

För att kunna utföra arbetsuppgifterna inom denna tjänst på ett så bra sätt som möjligt behöver du ta stort självständigt ansvar för planering, genomförande, uppföljning och kvalitetssäkring av arbetet, både inom ditt eget ansvarsområde och för verksamheten som helhet. Du har förmåga att snabbt sätta dig in i stora mängder information och att utifrån den planera och genomföra ditt arbete. Vi ser att du uppskattar och har förmåga att snabbt sätta dig in i nya arbetsmoment då ansvarsområden kontinuerligt kan förändras, att du är strukturerad och effektiv i ditt arbetssätt.

Eftersom du dagligen i ditt arbete är i kontakt med bland annat elever, kollegor och skolledning, så är det viktigt med kommunikativ förmåga - att du är tillmötesgående, har ett positivt bemötande samt ett intresse av att samarbeta med och hjälpa andra. 

Låter detta som en tjänst för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan! 

Om arbetsplatsen
Komvux Malmö erbjuder utbildningar på grundskolenivå och gymnasienivå, svenska för invandrare, utbildningar för elever med särskilda behov och även yrkeshögskoleutbildning. Vi arbetar för att kunna erbjuda eleverna en undervisning som kan kombineras med annat, såsom jobb, studier och föräldraskap. Därför har vi utbildningar på distans eller i klassrum, på heltid eller deltid och dag- eller kvällsundervisning. Våra verksamheter ligger nära bussar och tåg i centrala Malmö. Vi erbjuder en flexibel arbetsplats i ett professionellt och engagerat team med fokus på vuxnas lärande och det livslånga lärandet. På Komvux Malmö utbildar vi för framtiden!  

Vill du veta mer om oss? Besök: www.malmo.se/Komvux-Malmo 

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. 


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform:Tidsbegränsad anställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Maj 2023

Övrigt

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.