Welcome Office Manager

Vi bygger Sveriges största kongresshotell i cityläge. Clarion Hotel Live i Malmö är en av Clarions största satsningar någonsin. Hotellet ska vara inbjudande för både skånebor och inresande från hela världen. Anläggningen kommer att ha 445 hotellrum. Kongresshallen kommer att ta 1500 personer och det kommer dessutom att finnas fyra konferensrum som tar 400 personer vardera. Malmös nya konserthall kommer också att vara en integrerad del av anläggningen.

Målet med Clarion Hotel Live i Malmö är att skapa en levande mötesplats där människor kan dela kunskap, idéer och kulturupplevelser. Den största fördelen är att hotellet, till skillnad från många andra kongresshotell, ligger väldigt centralt.


Mitt i Malmö slår vi den i den 2 maj 2015 upp dörrarna till Malmös nya helt unika mötesplats – Clarion Hotel & Congress Malmö Live. Hotellet är en del av den nya konsert och kongresshuset som totalt omfattar 55 000 kvm. Kongressdelen kommer att ta upp till 1500 personer, konserthuset rymmer 1600 åskådare och hotellet får runt 445 rum. Hotellet blir 85 meter högt, och på översta våningen byggs en skybar med utsikt över hela Öresund.

Vi har en självklar målsättning att Clarion Hotel Live ska ha den mest passionerade  personalen och starkaste vinnarkulturen i branschen. Vi söker därför kreativa och personliga talanger fylla med passion som kan leverera en service utöver det vanliga. .

Till hotellet söker vi nu ytterligare en talang: ”Welcome Office Manager”

Vågar du anta utmaningen? Vad gör dig till den bästa kandidaten?

 

Welcome Office Manager (WOM) rapporterar till Operations Manager (OP) och är en del av hotellets avdelningschefsgrupp.

 

Tjänsten innefattar ansvar för:

 

* Att genom avdelningens personal skapa en oförglömlig upplevelse för hotellets gäster
* Att ständigt verka för ökad lönsamhet och att nå uppsatta prognoser/mål för avdelningen.
* Personalansvar för Shiftleaders, receptionister och nattpersonal.

I tjänsten ingår:

* WOM förväntas vara i driften och skall vara kapabel och villig att utföra alla de uppgifter som utförs av avdelningens personal. 
* WOM arbetar aktivt med målstyrning och prognoser – intäkt & kostnadsprognoser och har resultatansvar för sin avdelning. Alla i avdelningen skall själva och dagligen ha klart för sig hur de förväntas bidra till resultatet.
* WOM ansvarar för merförsäljning i avdelningen.
* Dutytjänstgöring enligt dutyschema.
* Ansvar för att avdelningen är uppdaterad och kunnig i hotellets brand- och säkerhetsrutiner.
* Ansvar för att företagets policies efterlevs.
* Personalansvar, vilket innebär schemaläggning, upplärning, utbildning, utvecklingssamtal och löneredovisning. Utbildningar som inte sker av WOM själv skall planeras i samråd med OP.
* WOM ansvarar för eventuella nyrekryteringar inom sin avdelning, dock alltid i samråd med OP.
* Tillse dagligt användande av tidrapporteringssystem för all personal.
* WOM ansvarar för att goda kontakter med underleverantörer upprätthålls
* WOM ansvarar för att beställningar av kontors- och andra förbrukningsvaror tillhörande avdelningen utförs.
* WOM arbetar tillsammans med OP fram rutiner för avdelningen och ansvarar för att dessa efterlevs.
* WOM ansvarar för att hela avdelningen aktivt använder hotellets kvalitetsystemet, C2.
* Ansvar för att löpande följa upp kundnöjdhet i Loopon och snabbt agera vid behov för kompensationer.
* WOM ansvarar för att den egna avdelningen har korrekt och relevant information gällande arrangemang i huset i god tid före genomförandet.
* WOM ansvarar för att hålla receptionsområdet i bästa skick efter givna instruktioner.
* WOM är den som godkänner om fakturering är tillåten för logi. Detta görs i samförstånd med grupp & konferensbokning enligt gängse rutin.
* Ansvar för avstämningar av provisioner gällande logi
* Ansvar för att no show och sena avbokningar debiteras enligt policy
* WOM ansvarar för att den egna avdelningen följer angivna revenue-instruktioner vid försäljning av hotellnätter
* Ev andra uppgifter delegerade av OP.

 Att fokusera på pre opening:

* I samarbete med OP rekrytera stjärnor till avdelningen
* I god tid fastlägga rutiner för avdelningen i linje med verksamhetens krav
* Organisera verksamheten så att prognoser och mål efterföljs – främst vad gäller lönsamhet och kvalitet
* Tillse att avdelningens medarbetare får utbildning inom alla de områden som krävs innan öppning så att de kan leverera fullgod kvalitet internt och mot våra gäster direkt från start. 

Rekryteringsprocessen med audition, pulsmöten och intervjuer kommer att pågå under perioden augusti/september/oktober. Tillträde är enligt överenskommelse. Den 17-18 november 2014 arrangerar Clarion Hotel & Congress Malmö Live södra Sveriges första Talangjakt - läs mer på www.malmolive.se och www.jobsatclarionhotels.com där samtliga lediga tjänster kommer att publiceras.

Varmt välkommen med din ansökan på länken nedan!